社会福祉法人信和会様は2024年5月よりGeppoを導入され、配信から1週間で回答率がほぼ100%と高い回答率を維持されています。当初は新卒1〜2年目を対象としていましたが、その効果を実感され、現在は入社3年目までの職員と教育係を含む人数に拡大されました。今回は、どのような運用を通じて効果を実感されたのか、人事部の大谷様にお話を伺いました。。
1. Geppo導入のきっかけ
2. 現状の運用について
3. Geppoを導入したメリット
4. PR・求める人材について
―――Geppo導入のきっかけを教えてください。
大谷様：びっくり退職防止とコミュニケーション量を増やしたいと考えて導入しました。
びっくり退職の要因として、職員が言いたくても言えない状況があり、コミュニケーションが不足しているのではないかと考えていました。Geppoを導入することで、気軽にアンケートのように回答してもらい、本音を言える環境を作ることでコミュニケーションを増やしていきたいという思いがありました。
―――Geppo導入前は定期的にコミュニケーションを取る機会はあったのでしょうか。
大谷様：正直、コミュニケーション量は少なかったと感じています。上司と部下の間でも、状態が明らかに良くないと感じた従業員へのコミュニケーションは実施していましたが、問題なく業務を行っていると感じている職員とは十分にコミュニケーションが取れておらず、結果的にびっくり退職となってしまったケースもありました。
―――Geppoに決めていただいた要因を教えてください。
大谷様：過去にGeppoを利用していた前任の担当者が導入を決定したのですが、天気マークで自分の心の状態を答えやすい点や、特にログインせず回答できる気軽さが大きな要因と聞いております。
―――固定の質問が3問と一般的なサーベイの中では少ないのですが、それに対する心配はございませんでしたか。
大谷様：むしろ質問数が多いと回答しづらく、億劫になってしまうことが懸念点だったので、この質問から気になる回答へのコミュニケーションを図っていく運用で問題ないと感じました。
―――導入時の周知の際に気を付けたことはありますか。
大谷様：本音を言ってもらうためのGeppoなので、誰が見るのかというのはしっかり伝えました。
そこから質問や反発のようなものはなく、回答を進めていただいています。
管理者権限は人事のみを全体管理者に設定し、各事業所の管理者を限定管理者に設定しております。
―――配信の対象範囲をお教えください。
大谷様：2024年5月から導入し、当初は新卒1〜2年目と職場を異動して環境が変わった従業員を対象に約40名で実施しておりました。そこから1年が経過し、2025年5月からは入職3年目の職員と、職員に対する教育係を追加した約60名を対象範囲としております。
―――異動された職員の入れ替えはあったのでしょうか
大谷様：異動後安定していると判断した職員は時期を見てGeppoの対象から外し、引き続き気になる職員には継続して回答いただくという判断をしておりました。判断基準はGeppoの回答での「雨模様」としておりました。
―――そこから拡大いただいた要因を教えてください。
大谷様：導入して1年が経過し、職員の本音を引き出すことができたことで効果を実感しました。
入社1〜2年目を中心とした対象者でこれだけの声が集まるのであれば、他の職員も何か抱えているのではないかと感じたため、対象範囲を新卒・中途含め入社3年目までに拡大しました。
びっくり退職が多いのがこの年次となるので、しっかりとサポートしていきたいと思いました。
また、教育係の追加については、昨年から教育体制に力を入れており、これまでは新人の教育を誰が行うか明確にしていなかった点を明確にするようにしました。
これまで教育に関与していなかった職員が新たな業務として担当することで、何かしら不安を感じるかと思い、その状態を確認したいため回答の対象としています。
―――拡大いただく際にどのようなご提案をいただいたのでしょうか。
大谷様：私から提案をしまして、新入社員に対する教育やフォローをしっかり行っていくことを、教育係だけでなく、新たに教育に携わる職員も集めた会議を実施したタイミングで伝えました。
教育に携わる職員は入職3年以上の方になり、管理者権限は設定しておりません。
―――毎月の運用サイクルを教えてください。
大谷様：毎月1日配信で、1週間で回答を締め切る旨を職員に伝えております。
回答してから時間が経ってしまうと、回答内容を忘れてしまったり熱が冷めてしまったりするので、即時で対応できるようにするためです。
そこから人事の方で確認を行い、アラートや気になるコメント、追加質問の内容から職員への対応を限定管理者に促すようにしております。
コメントの判断基準としては、「どういう意味でコメントをしたのか理由が知りたいもの」「直球な不満のコメント」を主な対応基準としています。
―――追加質問はどのように活用していますか。
大谷様：基本的に毎月理事長に考えていただいております。比較的ポジティブな回答ができる質問の内容が多いです。
回答内容は実際の対応にも役立てております。
―――理事長にはどのような内容をフィードバックされているのでしょうか。
大谷様：まずは回答内容から気になった内容とどういった対応をするのかを決めます。
そこから限定管理者が対応した結果を人事にチャットで共有いただき、それを理事長と人事のグループチャットで共有するようにしています。
その後、翌月の回答変化が見やすく表示されているので、回答内容が改善された場合は問題ないと判断しております。
―――Geppoを活用いただき効果的なケースはございましたか。
大谷様：追加質問で「あなたが目指している未来像は、どれに当てはまりますか？」という問いに対し、スペシャリストやジェネラリスト、両方といった選択肢を用意し、回答いただきました。
事前に予想はしていましたが、想定外に興味を持っていた人がいたことが分かったため、興味を示してくれた人にはキャリアプランの支援ができるようになったのは効果的でした。
―――限定管理者からはよいお声はありましたか。
大谷様：人員配置の問題に関して、経営的な視点との意見の乖離があったケースがありました。
本来経営的には問題が無いものの、介護職員からすると足りないと感じており、これ自体は介護のお仕事をしていると発生するものだと思います。
ただ、意見の乖離をそのままにしておくのではなく、きちんと限定管理者からどういう状況でこの人員配置をしているのかを説明してもらい、理解につながったことは非常に大きなことでした。
それが無いと、ずっと人員不足で会社は何もしてくれないとモヤモヤを感じてしまい、ゆくゆくは退職してしまうといった可能性もあったのではないかと思います。
―――全体管理者と限定管理者の連携についてはいかがでしょうか。
大谷様：限定管理者から人事に対応の相談をいただくケースはあります。その際には「こういった話であれば、こう返してみたらどうか」といった会話をしているので、管理者同士でのコミュニケーションも取れております。
面談の内容は基本的にGeppoの回答内容に沿って進めていただくように伝えているので、仕事が雨なのであれば、仕事を中心に話を進めていただくように伝えております。
―――Geppoを導入いただくメリットはどう感じていただいていますか。
大谷様：やはり職員とのコミュニケーション量が以前より明らかに増えています。普段職場の中で質問しづらいこともGeppoで回答のハードルを下げることができたので、そこがメリットに感じています。
回答率もほぼ100%を推移しているので、回答からしっかりアクションにつなげることができています。
―――高回答率を維持するために工夫されていることはありますか。
大谷様：メール配信のほかにも、チャットで「Geppoの配信がいつにありますので、回答をお願いします」ということを伝え、8割くらい回答が集まります。
そこから未回答者には人事から個別でチャットしたり、追及しすぎない程度に軽く電話をして集めるようにしています。
頻度としては、1週間の回答期間の中で1度チャットをし、そこから2〜3日様子を見て未回答の方に電話をするようにしています。
―――どのくらいの時間をかけてGeppoを運用いただいておりますか。
大谷様：毎朝と帰り際に約30分確認し、理事長と人事で行う会議が大体1時間くらいです。
限定管理者が行う面談は30分以内に終わらせるように伝えております。
件数によって差はありますが大体毎月3時間弱くらいが運用にかけている時間となります。
回答内容のチェックも最大4問とコメントで、サクッと見ることができるので負担感は少ないです。
―――貴法人の求める人材はどういった方でしょうか
大谷様：弊法人は若い世代の活躍が非常に大きいです。未経験で入職した職員でも数年後には管理職として活躍できるキャリアがありますので、教育にも力を入れております。
Geppoを活用することでフォローもしっかりと行っております。
また、介護職はなかなか休みを散りにくいというイメージがあると思いますが、仕事とプライベートをしっかりと住み分けていただくための環境も整えております。
子育て層の職員が多いですが、お子様のことでの休みも取りやすいので、意欲のある方は求める人材かなと思っております。
―――本日は貴重なお話ありがとうございました。