人事評価シートの書き方や運用の具体例を解説！無料サンプルも紹介

「不透明な人事評価に社員の不満が高まっている」「会社が求めるスキルが社員に伝わっていない」という課題を感じている場合には、人事評価シートの導入を検討してみましょう。

人事評価シートの基礎知識や、評価に必要な項目などについてサンプルとあわせて解説します。

目次

• 人事評価シートとは？
• 人事評価シートを導入する目的
  公平かつ透明性の高い人事評価をおこなう
  社員の能力を明確にする
  社員の成長を促す
  会社の組織文化を育てる
• 人事評価シートに必要な評価項目
  業績評価：成果や目標達成度
  能力評価：業務遂行に必要なスキル・知識
  情意評価：勤務態度やコミュニケーション能力
• 人事評価シートの項目を作る際のポイント
  自社における理想像を具体的な項目に落とし込む
  役職や職種に応じて評価項目を設定する
  社員の評価項目に対する考えや意見を定期的に収集・反映する
  サーベイツール「Geppo」なら社員の負担を増やさずに率直な意見を集められる
• 人事評価シートの導入事例
• 【職種別】人事評価シートの項目例
  営業職の項目の特徴
  総務職の項目の特徴
  人事・人材開発職の項目の特徴
• 人事評価シートの書き方の流れ
  1.基本情報を入力する
  2.各評価項目の点数付け
  3.具体的なフィードバックを記入
• 人事評価シートの書き方のコツ
  客観的かつ公平な視点を持つ
  DX化を進めて正確な情報を掴む
• まとめ

人事評価シートとは？

人事評価シートは、社員の業務遂行能力や業績を管理・整理するために使用される書類です。社員に求める意欲や業務遂行などを定めた人事評価シートを利用することで、個々人の業績を定量的に評価できます。

人事評価シートは社員の業績を定量的に評価できる点にメリットがあります。評価項目をあらかじめ社員に明示できるため、「この組織ではなにが評価されるのか」といった疑問を解消し、努力の方向性を与えられるでしょう。

評価をおこなう人事担当者にとっても、人事評価シートの定量評価で評価基準の散らばりや贔屓（ひいき）、バイアスなどのエラー要因を排除でき、公正かつ客観的な人事評価を実現できます。社員に信頼される人事を目指すうえで、人事評価シートは大きな役割を果たします。

人事評価シートを導入する目的

人事評価シートは評価基準の明示や公平化に役立つ書類です。しかし、「なぜ必要なのか？」「シートが無くても評価はできる」と考える方もいるかもしれません。そこで、人事評価シートを導入する目的について、次の4点から解説します。

• 公平かつ透明性の高い人事評価をおこなう
• 社員の能力を明確にする
• 社員の成長を促す
• 会社の組織文化を育てる

人事評価シートの導入は、人事評価の問題解決に役立つだけでなく、評価制度を通じた社員・組織の成長にもつながります。それぞれの目的について見ていきましょう。

公平かつ透明性の高い人事評価をおこなう

人事評価の公平化・透明化をおこなう場合、人事評価シートが役に立ちます。人事評価シートは社内の評価基準を一律化できるため、評価者の裁量によらない公平な評価をおこなえるようになります。

不公平・不透明な人事評価は、社員の不満増加や従業員エンゲージメントの低下の原因となり得ます。自社の人事評価制度に「評価者の主観が強い」「評価プロセスが曖昧（あいまい）」といった課題があるなら、人事評価シートの導入で改善を試みましょう。

人事評価シートでは評価基準の客観化・明文化をおこなうため、主観で評価が歪んだり、プロセスが曖昧で不信を招く事態を防止しやすくなります。更に、評価項目に数字でわかる要素を取り入れれば、定量評価も可能です。社員に評価の根拠を伝えやすいため、評価プロセス透明化には適しているといえるでしょう。

社員の能力を明確にする

社員の能力を明確にするうえでも、人事評価シートは役に立ちます。会社が用意した基準に対する個々人の得意・不得意を一律に明らかにできるため、各社員の得意分野や改善が必要なスキルが明確になります。

また、人事評価シートに、得意分野に応じた潜在能力も記載すれば、教育やキャリアの検討も容易になります。人事評価シートで明らかにした得意分野の延長線上にある資格の取得などを想定し、能力開発のサポートをおこないましょう。

このように社員の現在の能力を明確にし、将来獲得しうる能力を検討するうえで、人事評価シートは重要な役割を果たします。

社員の成長を促す

人事評価シートは社員に努力の方向性を与えられるため、社員の成長を促せる側面を持っています。社員が人事評価シートの評価基準や項目を確認し、自身の能力や期待されている潜在能力、改善すべき弱点を把握できる状態にしておくことが重要です。

「会社は自分になにを求めているのか」を理解すれば、社員は主体的に成長の道を歩めます。高く評価されるために必要な行動を理解しやすくなるため、モチベーション向上も期待できるでしょう。

人事評価ツールは人事担当者が評価や教育に使うだけでなく、社員自らが自身を見つめなおすうえでも有用な書類です。適切な人事評価シートは、人事評価制度の改善だけでなく、社員の自主性を掻き立て成長を促せることも意識しておきましょう。

会社の組織文化を育てる

人事評価シートは会社の組織文化を育てる際にも影響を及ぼすことができます。社員に「会社がなにを求めているのか」を明確化することは、会社が求める人材のビジョンの提示にもつながるため、組織に強い方向性を与えられるのです。

社員一人ひとりが自身に求められているものを理解できれば、組織が共通の目標に向かって努力しやすくなります。組織としての一体感が高まり、評価基準が会社の理念やカルチャーとして浸透していくでしょう。

人事評価シートは組織に方向性を与え、組織文化を形成できる強力なツールとしても活用できます。評価基準に会社の経営理念や業務目標を落とし込むことも意識しておくと、組織全体の成長においても大きな役割を果たせるでしょう。

人事評価シートに必要な評価項目

人事評価シートを導入する際に重要なのは「自社が求める要素を評価項目に落とし込む」ことです。必要な評価項目についての理解を深め、人事評価シートを正しく運用できるようにしましょう。

人事評価シートに必要な評価項目は、主に3種類に分けられます。

人事評価シートを導入しようとする担当者には、自社が社員に期待する内容を3つ種類からカテゴライズして評価項目化する能力が求められます。まずはそれぞれの評価項目の基礎知識を身に着けましょう。

業績評価：成果や目標達成度

業績評価は、成果や目標達成度を測る評価項目です。あらかじめ設定した目標に対する達成度を、評価機関を定めて測定します。営業職であれば、期間内の案件の受注数目標に対し、実際の成績がどの程度かを図ることになるでしょう。

業績評価は、達成率や売上、総成約件数など数値化しやすい要素を評価対象とするため、定量評価をおこないやすい傾向にあります。

しかし同じ数字であっても、インフレ・デフレや為替といった要因により定量性が損なわれる可能性があります。定量評価だけでは、組織や社会・経済の変動に対し適切な評価が下せない場合もあるため、定性評価とのバランスを意識することも大切です。

能力評価：業務遂行に必要なスキル・知識

能力評価は、「社員が保有している能力や潜在能力を発揮できたか」「業務に必要な能力を新たに開発できたか」を評価する項目です。社員に期待するスキルや知識を明らかにしたうえで、更に業務との関連性を持たせた評価が求められます。

「社員が保有している能力や潜在能力を発揮できたか」に関しては、業績評価と連動して見られることが多くあります。しかし、純粋に成果を図る業務評価と異なり「能力の発揮」には数量がはっきりしない物事も多くあるため、段階評価などによる可視化をおこないましょう。

「業務に必要な能力を新たに開発できたか」は、社員が仕事に関連した資格を取得したかどうかなどが挙げられます。この項目を通じ、社員に会社が求めるスキル・知識を提示するようにしましょう。

情意評価：勤務態度やコミュニケーション能力

情意評価では、日頃の勤務態度や、組織におけるコミュニケーションが評価対象となります。主に次の4項目で判断します。

これらの情意評価は定量化が難しいため、段階評価などに落とし込んで人事評価シートに盛り込むとよいでしょう。主観が入りやすい要素であることも否めなません。不公平がおきないように細心の注意が必要です。

人事評価シートの項目を作る際のポイント

人事評価シートの項目を設定する際には、評価項目の具体性を高めたり、ポジションに応じた評価をおこなえるようにしたりすることが重要です。この2ポイントを踏まえれば、評価者と評価対象者の両者にとってわかりやすい評価軸が生まれます。

加えて、社員が評価項目をどう考えているのかをチェックし、継続的に人事評価シートの項目を見直すことも求められます。これらの要素を踏まえると、人事評価シートの項目を作る際には、次の3ポイントがコツとなります。

自社における理想像を具体的な項目に落とし込む

人事評価シートの項目を作成する際には、自社が求める人材像を具体化し、企業理念や目標に沿った評価項目を設定することが重要です。まずはトップ層の経営理念や価値観、企業としてのビジョンをリサーチし、理想の人材像を定義しましょう。

次に、理想を達成するために必要な要素は何かを、業績、能力、情意の3要素に分解します。「経営課題を解決するために必要な業績のレベルはどのくらいなのか」「社員にはどのような能力を、どこまで求めるのか」「経営理念に沿う情意評価とは何か」などを検討し、評価項目に落とし込みます。

最終的に、評価項目で企業理念や理想像を説明できるようになっていることが望ましいといえるでしょう。

役職や職種に応じて評価項目を設定する

一般社員と管理職では評価すべき業績・能力・情意は異なるため、全社員に対する画一的な作成は適切な評価を妨げてしまいます。役職や職種に応じて評価項目を設定するようにしましょう。

たとえば、管理職にはリーダーシップやチームマネジメント能力の評価項目を追加することが望ましく、営業職ではコミュニケーション力や顧客満足度を重視した評価項目が必要です。

役職や職種に応じて調整された評価項目を設定できれば、社員も人事評価シートに納得しやすくなります。

社員の評価項目に対する考えや意見を定期的に収集・反映する

定期的に社員から評価項目の適切さに関するフィードバックを収集し、改善・精査を続けていくことも重要です。人事評価シートを導入してもすぐに適切な運用ができるとは限らないため、継続的な改善が欠かさないようにしましょう。

仮に人事評価シートの項目が適切に設定されていない場合、たとえ一律的で明確な基準であっても社員は不満に感じる可能性が高まり、離職につながるリスクも考えられます。

社員全員にベテラン営業のスキルが求められたり、熟練技術職のノウハウを知って当然とされてしまえば社員側は「評価基準がおかしい」と判断するでしょう。しかし人事担当者にバイアスがかかっていれば、このようなエラーに気付く機会が無いかもしれません。そのため意識調査が重要なのです。

サーベイツール「Geppo」なら社員の負担を増やさずに率直な意見を集められる

人事評価に対する社員の意見を収集する際にはサーベイツールの活用が有効です。

Geppoは、個人と組織の両方の課題を見える化できるサーベイツールです。個人の成果、パフォーマンスを晴れ・曇・雨いったの5段階の天気で回答してもらったり、毎月変わる質問に答えてもらったりすることで、従業員の本音を引き出します。

ダッシュボード機能も豊富に搭載されており、収集したデータの分析にも最適です。組織や職種、性別ごとの意見の傾向も分析できるため、ポジションや部署に応じた対応も的確におこなえるでしょう。従業員もサーベイの実施者、両者の負担を増やさずに実施できるので、

自社の課題を、個人と組織から発見したいとお考えの場合は、ぜひGeppoの導入をご検討ください。

人事評価シートの導入事例

人事評価シートを導入した事例を踏まえて、自社での導入をイメージしてみましょう。等級役割制度移行に伴い人事評価シートを導入し、年功序列からの脱却をおこなった企業Aの例を紹介します。

企業Aは、以前は年功序列の給与体系を採用していましたが、若手社員の離職率が高いことを解決するため、等級役割制度に移行しました。給与体系の移行に伴い評価制度も見直し、評価の透明性を確保を狙った際に活用されたのが次の人事評価シートです。

企業Aでは、社員の各等級ごとに人事評価シートを作成することで、明確な役割と期待される業績を定義しました。また。項目の達成度を5段階評価することで定量化に努め、面談などで評価後のフォローも充実させました。

結果として、企業Aの人事評価シート導入は等級役割の明確化や若手社員の動機付け、納得感のある人事異動という成果を得ました。

この事例からは、人事評価シートは定量評価をただ導入するのではなく、具体的な文言や面談との組み合わせが重要であることがわかります。また、人事評価シートを通じた会社のビジョンに理解を得てもらううえでも、管理職の言葉は欠かせないといえるでしょう。

【職種別】人事評価シートの項目例

厚生労働省が公開している人事評価シートのサンプルを通じて、項目に関する知識を深めましょう。次の3種から、人事評価シートの項目の事例を紹介します。

• 営業職
• 総務職
• 人事・人材開発

また、厚生労働省の人事評価シートは、共通で〇、△、×の3段階評価をおこなっています。各段階の詳細は次の通りです。

実際の運用では職種ごとの項目、特徴をまとめて業績・能力・情意にカテゴリを割り振り、自社に合わせた固有の評価項目の設定やウェイトの調整をおこなう必要があることに留意しておきましょう。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」

営業職の項目の特徴

営業職の人事評価シートでは、営業業務の推進に必要な知識や対人能力、上司との連携、自発的な業務改善に関する工夫の有無などの項目が求められています。

OA機器やITツールを利用する能力などの項目も含まれており、機器を通じた業務効率化も重要視されています。営業職の共通能力として設定されている項目を見ていきましょう。

この基礎要素に加えて、選択能力の「営業基礎」ではセールストークや営業知識の理解、アフターサービスによる自社イメージ向上などが項目に加えられ、「営業事務」では売上・粗利情報や経費支出状況など営業担当者が必要とする情報の提供などが判断されます。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（営業レベル1・要DL）

総務職の項目の特徴

総務職の人事評価シートでは、自社を取り巻く環境の理解、組織体制や風土、企業倫理への深い理解などが項目として定められています。また、リスクマネジメントに関する広範な知識も重要な評価基準として設定されていることが特徴的といえるでしょう。

総務職特有の業務として、警備・防災・保安、営業車両の管理、保険加入、事故防止の取り組み、さらには情報セキュリティやソーシャルメディア対応など、多岐にわたる領域での知識と能力が評価されます。

総務職用の人事評価シートの項目をそれぞれ見ていきましょう。営業職の共通能力で紹介されている「ビジネス知識の習得」「PCの基本操作」「企業倫理とコンプライアンス」「課題の設定と成果の追求」は重複しているため、割愛して紹介します。

選択能力では、総務業務、内部統制、株式業務、事務処理システムか、文書管理基礎、リスクマネジメントや社外対応、社内対応、秘書業務など広範な分野の評価項目が用意されています。必要に応じて自社の人事評価シートに項目を取り入れましょう。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（総務レベル1・要DL）

人事・人材開発職の項目の特徴

人事・人材開発職の人事評価シートでは、自社の人事制度の理解や、昇進・賃金決定に関する資料の作成能力、法律の理解などの基準を判断します。

総務職用の人事評価シートの項目をそれぞれ見ていきましょう。ここでは、人事分野の選択能力の一つであり、人事評価シートの作成などを担当する「人事企画」から項目を紹介します。

また、選択能力には海外展開や外国出身の人材採用を踏まえた、外国語コミュニケーション能力や海外の労働法制・労働問題の把握ができているかどうかを問う項目も存在しています。グローバル化を意識する企業は資料を参考に、自社基準に加えてみるとよいでしょう。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（人事・人材開発エントリーレベル1・要DL）

人事評価シートの書き方の流れ

実務上で人事評価シートを記入する流れを把握し、導入後にスムーズな運用ができるようにしておきましょう。人事評価シートは、主に次の順番で記入されます。

1. 基本情報を入力する
2. 各評価項目の点数付け
3. 具体的なフィードバックを記入

数字の情報だけでなく、言語化されたフィードバックや面談を通すことで、より社員にメッセージを伝えやすくなります。厚生労働省のサンプルを確認しながら、それぞれのタイミングで入力する情報を理解していきましょう。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（人事・人材開発エントリーレベル1・要DL）

1.基本情報を入力する

まずは評価対象者の氏名や実施日を入力しましょう。画像左上の「氏名」「実施日」を注目してください。厚生労働省の人事評価シートは、まずは被評価者が自己評価を入力したあと、上司評価をおこないコメントする形式となっているため、記入欄が二つあります。

また、会社や組織の重視する要素に応じて、年齢、所属部署、入社年月などを付け加えることも有効です。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（人事・人材開発エントリーレベル1・要DL）

2.各評価項目の点数付け

次に、各項目の評価点数をつけましょう。上記図表では基準項目の隣に自己評価と上司評価を3段階でおこなう箇所が存在します。

自己評価と上司評価を見比べることで、被評価者と評価者の評価の差を理解しやすくなるでしょう。また、コメント欄に定性評価を付け加えれば、評価項目ごとの詳細なフィードバックもおこないやすくなります。

出典：厚生労働省 「事務系職種の職業能力評価シート」（人事・人材開発エントリーレベル1・要DL）

3.具体的なフィードバックを記入

最後に、具体的なフィードバックとなる要素を記入しましょう。厚生労働省の人事評価シートにはコメントや評価チャートを網羅できるOJTコミュニケーションノートが用意されており、数字の情報と言語によるフォローアップをおこないやすい工夫が施されています。

数字による定量評価は公平かつ透明な評価に役立ちますが、文章やコメントが添えられていないと評価の根拠がわからず、被評価者が納得できないケースもあります。「なぜこの数字になったのか」を具体的に伝えられるフィードバックをおこなうことが大切です。

また、欠点の指摘だけでなく、ポジティブなフィードバックもおこないましょう。社員に自信が満ちていれば、成長の意欲も掻き立てられます。総評を沿えてフィードバックし、会社から期待する点や改善してほしい点などの方針を明確に伝えましょう。

人事評価シートの書き方のコツ

人事評価では多数の評価項目を取り扱うためには、評価者本人が注意するだけでなく、第三者やツールの力を使うことも重要です。ここでは人事評価シートを書く際のコツを解説します。

客観的かつ公平な視点を持つ

評価者として人事評価シートを記入する際には、客観的かつ公平な視点を持つようにしましょう。定量評価であっても、過大評価や過小評価を避け、第三者の視点をもって評価をおこなうことが大切です。

また、評価者を複数人設け、クロスチェックをおこなえば、一人の評価者の主観による偏りを防ぎ、より公平性を高められます。評価者一人によらない評価プロセスは客観性を担保し、社員の納得感にもつながるでしょう。

DX化を進めて正確な情報を掴む

ITツールを用いたDX化で、人事評価データの収集、分析、可視化を効率化できます。成果や業績、保有資格などの情報をコンピュータ上で一元管理できれば、能力の見落としのようなミスを減少できます。

また、人事領域にはルーティンワークのような事務作業も多く、社員一人ひとりに目を向けているだけの時間がかけられないといった課題を抱えるケースは多いに想定されます。

しかし、DX化をおこなえば管理やルーティンワークの自動化などを実現できるため、よりヒトに向き合った人事業務を実現できるようになるでしょう。

まとめ

人事評価シートの導入は、人事評価の透明化や公平化の手段として有効な施策といえます。社内の評価制度を刷新し、一律かつ定量的な人事評価をおこないたい場合には、人事評価シートの導入・作成を検討してみてください。

人事評価シートの作成においては、自社の事情に沿った評価項目の設定が重要です。評価項目を業績、能力、情意の3分野に分割し、数値による定量評価を意識しましょう。評価の根拠を伝えるための、文章を用いたフォローアップも重要です。

自社のビジョンや社員に求めるスキルを提示するうえでも、人事評価シートは重要です。会社と社員の両方の成長を目指すためにも、人事評価シートを通じてわかりやすい評価制度の構築に努めましょう。

【監修者プロフィール】

木下　洋平

合同会社ミライオン

株式会社リクルートや教育研修会社での勤務後、現在は独立した専門家として活動。

キャリアコンサルタント資格を取得し、400人以上の個人のキャリア開発をサポート。

また、企業向けの人材育成・組織開発コンサルティングも手掛けており、個人と組織の両面での支援を行っている。