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title: 社員の残業理由を把握しよう！残業を減らすための組織づくり
description: "企業側が残業理由を把握しないまま放置しておくと、社員の負担が増大し、モチベーションの低下や人材の流出につながることも。これらの事態を未然に防ぐためには、残業の理由を明らかにしていくことが重要です。
そこで今回は、一般的な残業理由や課題、具体的な残業削減施策をご紹介します。"
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# 社員の残業理由を把握しよう！残業を減らすための組織づくり

 By [ Geppo編集部 ](https://www.geppo.jp/blog/author/geppo編集部) | 2021.4.27

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![社員の残業理由を把握しよう！残業を減らすための組織づくり](https://www.geppo.jp/hs-fs/hubfs/causes-of-overtime-work1.jpg?width=2000&name=causes-of-overtime-work1.jpg)組織全体の生産性を高めていくためには、無用な残業を減らすことが欠かせません。  
さまざまな理由から残業をしてしまうケースがあるものの、残業が多い状態に陥ってしまえば、社員の負担は心身ともに大きくなってしまいます。

効率良く業務を進め、残業を減らしていく流れを形作っていくためにも、おもな残業理由を明らかにすることが重要です。残業の多さが組織に与える影響や具体的な改善ポイントを解説しますので、参考にしてみてください。

## 社員が残業をしてしまう3つの理由

![社員が残業をしてしまう3つの理由](https://www.geppo.jp/hs-fs/hubfs/causes-of-overtime-work2.jpg?width=2000&name=causes-of-overtime-work2.jpg)社員が残業をしてしまうのは、残業をしなければならない理由があるからです。単に定時で帰宅するように、と促すだけでは、なかなかその効果を得られません。

残業が発生してしまうおもな理由には、  
「仕事量が多く、人手が不足している」  
「残業を奨励する社風の存在」  
「社員個人の能力で対応できない業務が割り当てられている」  
などが挙げられます。

それぞれの残業理由について詳しく解説します。

### ●残業理由1：仕事量が多く、人手不足

残業理由として、まずあげられるのが「仕事量が多い」という点です。

社員一人ひとりに見合った業務の割り当てが行われていれば、残業は発生しづらいです。しかし、人手不足などの理由から、一人あたりの業務量が過剰になってしまっているケースも存在します。

また、組織や部署全体ではなく、特定の社員に業務が集中しているといったケースも見られます。仕事に対して責任感を持っている人ほど途中で業務を切り上げることができず、定時を過ぎても会社に残ってしまいがちです。

これらの場合、タスク管理を適切に行うなど、早急に対応しなければ離職を招いてしまう原因にもなりかねません。  
部署・部門ごとに、業務量に対して必要な人員を割り当てられているか、発生している業務自体削減ができないかをチェックしてみましょう。

### **●残業理由2：残業をしがちな社風の存在**

次にあげられるのは、「残業することが良い」という社風があることです。

理由としては、長時間働くことが評価につながるからであったり、残業代を目的として残業をしていたりするケースもあります。新卒社員など入社したての社員は残業を断りづらい立場にあり、いつの間にか残業をするのが当たり前という価値観が定着してしまいがちです。

いずれにしても、残業を奨励する雰囲気があると、本来必要のない残業が発生してしまいかねません。人事評価制度を抜本的に見直すなどして、残業を奨励しない職場の雰囲気の形成に取り組んでみましょう。

### ●残業理由3：社員個人の能力で対応できない業務が割り当てられている

3つ目は、社員個人の能力に対して適切でない業務が割り当てられていることです。

社員個人の経験やスキルを適切に把握せず、本人だけではうまく処理できない業務を与えていれば、結果として残業が増えてしまう場合があります。

そのため企業側として取り組むべきことは、社員個人の能力をよく見極め、適した部署に配置し、業務に対するストレスを取り除くことです。また、定期的にスキルアップの機会を設けることで、社員個人の能力向上を促していくことも欠かせません。研修やセミナーへの参加を促したり、資格取得に手当てを支給したりして社員のスキルを高めてみましょう。

 

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## 残業が多い組織が抱えがちな問題

![残業が多い組織が抱えがちな問題](https://www.geppo.jp/hs-fs/hubfs/causes-of-overtime-work3.jpg?width=2000&name=causes-of-overtime-work3.jpg)過剰残業を放置しておくと、社員にとっても企業にとってもマイナスになることが多く発生します。  
「モチベーション低下」「人件費の増加」「法令違反に対するペナルティ」など、リスクマネジメントの観点からも早急に対策を立てる必要があります。

### ●残業による社員のモチベーション低下

残業が増大すると、社員は充分な休息がとれなくなってしまいます。心身共にストレスを抱えやすくなり、モチベーションが低下してしまいます。非効率な業務を続けることで残業が増え、モチベーションが低下し生産性が落ちるといった悪循環が発生しかねません。

そのような社員のモチベーション低下が続けば、離職につながってしまいます。さらには、社員の体調が悪化することもあります。社員の健康のためにも、残業時間の見直しをしていく必要があります。

### ●残業による人件費の増加

残業が多くなれば必然的に人件費は増大します。たとえ月給制や固定給であっても、就業規則の内容によっては、法定労働時間以上の残業が発生している場合、残業代を支払う法的な義務があります。

時間外労働については、賃金の25％以上（深夜労働の場合は50％以上）、休日出勤は35％以上の割増賃金を支払わなければならないことが労働基準法で定められています。また、万が一社員の離職があれば、新たに人材を採用するためのコストが発生します。

しっかりと残業時間の削減に取り組めば、割増賃金や人材確保のためのコストを削減することにつながります。

### ●会社が残業によるペナルティを受ける可能性

働き方改革関連法で「時間外労働の上限規制」が設けられており、違法な時間外労働を社員に課していると会社がペナルティを受ける可能性があります。

法律で定められた時間外労働の上限は、原則として月45時間（年360時間）です。もし特別な事情があって労使間で合意をしていたとしても、年720時間を超えて残業をさせてしまってはいけません。

法律に違反した場合は事業主に対して、「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科され、社会的な信用の低下は企業にとって重大なダメージとなります。

 

残業時間を削減することは、企業と社員の双方にメリットがあります。次に、残業を減らすための具体的な取り組みについて解説します。

## 残業を減らすための具体的な施策

![残業を減らすための具体的な施策](https://www.geppo.jp/hs-fs/hubfs/causes-of-overtime-work4.jpg?width=2000&name=causes-of-overtime-work4.jpg)残業を減らすためには、組織が一体となって一つひとつの施策を実行していく必要があります。

具体的な施策として、「残業申請の明確なルール化」「ノー・残業デーの推奨」「労働時間の見直し」「相談しやすい環境を整える」などが挙げられます。

### ●残業理由申請の明確なルール化

残業を行う際の仕組みや決まりは会社によってさまざまです。しかし、残業が常態化してしまっている会社には、残業の判断そのものを社員自身に委ねてしまっているケースが見受けられます。このような環境では、残業の実態を把握するのが遅れてしまい、対策が後手に回りやすくなってしまうのです。

適切に残業状況を管理していくためには、残業を事前に申請するルールを設けると良いでしょう。社員が残業申請を行い、上司が承認する手順を踏むことによってうまくコントロールできるようになります。

残業申請のフォーマットには、一般的に残業理由や残業時間などを盛り込む必要があります。どのような場合に残業を許可するのか明確なルールを定めることで、残業がしづらくなり、結果的に残業時間の削減につながる可能性も期待できます。

また、紙の書類の申請ではかえって作業負荷が増えてしまうため、クラウド上で管理できるシステムを導入してみるのも一つの方法です。労使双方の負担が軽く、適切に残業申請を行える環境を整えていくことが重要です。

### **●「ノー・残業デー」を推奨する**

「ノー・残業デー」とは、社員に残業をさせずに定時退社を促す取り組みのことです。  
法律で定められたものではありませんが、ワークライフバランスを実現する取り組みとして多くの企業で取り入れられています。もし抵抗感がある場合は、「一部の部署から始める」「週1回程度から推奨してみる」というように、自社の実態に合わせて少しずつ取り組むと良いでしょう。

ノー・残業デーを設けることで、「定時までに業務を終わらせよう」といった雰囲気が生まれやすくなります。また、残業に慣れ親しんだ社風の改善にも効果的です。

さらに、社員に時間的な余裕が生まれることで、自発的なスキルアップを促すことにもつながるのです。新たなスキルを身につける時間を社員が得られることで、担当している業務の効率化や新しい発想で仕事を取り組んでいく良い流れを生み出すことも期待できます。残業を減らして働きやすい環境を整え、生産性を高めていく組織づくりを目指してみましょう。

### ●労働時間の見直しと残業状況の把握

残業を効果的に減らしていくためには、重要である業務とそれほど重要でない業務を1つずつ洗い出していくことが大切です。たとえば、自社で行う必要性が低い業務については、アウトソーシングで負担を減らしていくなど、業務の効率化を目指しましょう。また、システム導入で業務の自動化を図ることができる部分がないかをチェックしてみることも重要です。

社員の労働時間・残業状況を適切に把握するためには、勤怠管理をシステム化し、人為的な操作が不可能な仕組みを整えることが重要。勤務状況を可視化することで、残業が発生しづらい流れに変えていきましょう。

見えてきた課題に対しては、たとえば、残業が多い部署に残業が少ない部署から人員を送り込むなど、柔軟に解決すると良いでしょう。

### ●残業について相談しやすい社内環境を整える

残業を減らすためには、社員の目線や立場に立って課題に取り組む必要があります。  
そのためにも、「残業が多くてつらい」と社員が感じてしまう前に、上司や先輩社員、同僚などに気軽に相談できる雰囲気づくりを欠かさないようにしましょう。

たとえば、職場のスペースを有効活用してカフェスペースを設けるなど、社員同士のコミュニケーションが生まれやすい環境をつくることも効果的です。ただし、同じ部署の人には伝えづらいケースもあるので、人事部などが中心となって労働相談の窓口を設けるのも有効です。

社内アンケートを実施したり、定期的に面談を行ったりすることも有効な施策といえます。職場が抱えている労務上の課題を発見しやすくすると同時に、あらかじめ問題が生じづらい雰囲気を育んでいくことが大切です。

## 残業時間を減らしていきいきと働ける環境を整えよう

残業が多い職場環境では、社員が心身共にストレスを感じてしまうだけでなく、長期化すると生産性の低下につながりかねません。過剰な残業が続く状況は、企業側にとっても人件費の増加や離職率の高まりといった問題を生み出します。

残業を減らして、社員が発している危険信号をいち早く察知するためには、社員個人の課題と組織の課題の両方を見える化していくことが重要です。

Geppo（ゲッポウ）なら、個人サーベイと組織サーベイを組み合わせたアプローチを展開できるので、本質的な働き方の改善につなげられます。

残業を減らし、社員一人ひとりがいきいきと働ける職場環境を整えるために、ぜひGeppoを活用してみましょう。

 

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