社員の無断欠勤は、会社として適切な対応が必要になるほか、組織の生産性低下や他の社員にかかる負荷が増えるなど、さまざまな影響があります。
無断欠勤をする社員に対する対処法を考える必要がありますが、対応の仕方を間違えると裁判などに発展するケースもあるため注意が必要です。
目次
- 無断欠勤とは
- 無断欠勤によって発生する企業側のリスク
組織の生産性の低下
退職に伴う採用にかかる費用などのコスト増
しわ寄せを受ける社員のモチベーション低下
企業イメージの悪化 - 社員が無断欠勤する主な理由
職場の人間関係に悩みがある
業務に対するスキルや経験など人員配置に問題がある
能力を超えたノルマが課せられている
メンタル不調
退職するつもりでいる - 無断欠勤した社員に対する適切な対応
キャリアカウンセリングの実施
法的な対応を踏まえる
無断欠勤に対するポリシーの周知と厳正な処分の実施 - 無断欠勤が発生した場合の対処のプロセス
1.社員への連絡・事実確認
2.事象の記録
3.次回出社時のミーティング
4.処分決定
5.フィードバックとコミュニケーション
6.サポートの実施
7.再発防止策の検討・実施 - 組織が起因する無断欠勤への対応
職場におけるストレスチェックの実施
社員のヘルスケア対策
定期的なアンケートの実施
サーベイツールを活用すれば社員の本音を収集しやすい
相談窓口の設置
研修など社内教育体制の強化 - 無断欠勤の社員に連絡が取れない場合の対応
できる限りの手段で安否確認をとる
記録が残る内容証明や特定記録郵便で手紙を郵送する
未払い賃金や退職金は支払う - 無断欠勤に対する処分の注意点
手順を踏まなければ解雇や処分は認められない
無断欠勤による罰金は禁止されている
無断欠勤を有給休暇として扱うかどうかは会社側の判断
療養が必要な場合は無断欠勤を処分できないケースも
自然退職として取り扱えるよう就業規則に規定する
働き方の多様化に伴い無断欠勤の定義や扱いが変わってきている - まとめ
無断欠勤とは
無断欠勤とは、法律上の定義はないものの、会社の規定にある手続きや連絡をせず、社員が自己都合で会社を休むことを指します。事前に連絡をしていても「就業規則に定められた方法に従っていない」「欠勤の理由が正当なものではない」という場合も無断欠勤として取り扱われるケースがあります。
始業時間になっても本人からの連絡がこない場合、さまざまな理由が想定できます。
しかし、無断欠勤が続いていたり繰り返されていたりするケースでは企業として原因を正しく把握し、適切な順序に沿った対応が必要です。
無断欠勤によって発生する企業側のリスク
社員の無断欠勤が続いた場合、企業側にはさまざまなリスクが発生します。生産性の低下やコスト発生などのほかにも、企業イメージや現場の士気に影響してしまうケースもあるため、しっかりと確認しておきましょう。
組織の生産性の低下
社員の無断欠勤が発生した場合、休んだ社員のリソース分を別の社員で確保しなければなりません。特に欠勤した社員が緊急性の高い業務を抱えていた場合、状況の把握やリソースの確保に動く時間など、本来は発生しなかった業務が増えてしまいます。
状況によっては関係する部署にも影響が及び、事態の把握や対応が遅れた場合は組織全体の生産性が低下する可能性があります。
退職に伴う採用にかかる費用などのコスト増
無断欠勤を続けた社員は、そのまま退職していくケースが多いでしょう。人員の補充が必要になるため、新たに採用や育成にコストが発生すると予測できます。
出典：厚生労働省 採用における人材サービスの利用に関するアンケート調査結果の概要
1人あたりの採用にかかるコストは手法によっても差がありますが、インターネットの求人情報サイトを活用して急ぎ採用をおこなう場合には、数十万円単位で発生してしまう可能性があります。
急に退職に至ってしまった場合には、人員をすぐに補充できず、既存の社員に負担を掛けてしまう可能性もあります。
しわ寄せを受ける社員のモチベーション低下
無断欠勤が発生した場合、休んだ社員の業務を別の社員が受け持つことになるケースは少なくありません。予定していなかった仕事が急に入り負担が増えることによって、モチベーションが低下してしまう社員もいるでしょう。
ルールを守らない社員がいることに対しての憤りが発生すると同時に、不十分なマネジメントに起因するものだと考えられる場合には、会社に対する不満にもつながるでしょう。
企業イメージの悪化
万が一、無断欠勤している社員がいることを取引先や地域の人たちに知られると、「組織としての最低限のルールが守られていない会社」という印象がついてしまい、企業のイメージダウンになります。
さらに、無断欠勤の社員が抱えていた案件などで、取引先との関係にマイナスの影響が及ぶことになれば、大きなクレームにもつながりかねません。ステークホルダーが多岐にわたる事業の場合、社員一人ひとりの行動が大きく影響してしまうでしょう。
社員が無断欠勤する主な理由
まず、やむを得ない事情で無断欠勤になっているケースもあるということを忘れてはいけません。事故や事件に巻き込まれていた、急病で緊急手術を受けていたなど、本人の意思とは関係なく無断欠勤となってしまった可能性もあります。
普段の勤務態度に問題のない社員が無断欠勤した場合は、欠勤した社員の家族への連絡や自宅訪問によって、社員の安否を確認することが大切です。なお、上記のような無断欠勤は、正当な理由のある欠勤になるため、休暇制度や休職制度の適用を検討してください。
一方で社員自身が故意で無断欠勤をする理由としては、どのようなことが考えられるでしょうか。いくつか考えられる原因を解説します。
職場の人間関係に悩みがある
一日の長い時間を過ごす職場において、人間関係が良好でない場合は社員にとって大きなストレスになりかねません。厳しい指導の上司や相性の悪い同僚などと一緒に働くのが嫌になり、出社が辛くなってしまうことが考えられます。
そういった不満や不安が積み重なりすぎると、ある日突然に無断欠勤する社員も出てきてしまいます。
業務に対するスキルや経験など人員配置に問題がある
人員配置で与えられた業務が自分のスキルや経験に合わず、うまく対応できないため大きなストレスになるケースがあります。以前よりも評価されにくくなり、また部署の変更なども受け入れてもらえない状況が続いてしまうと無断欠勤し、結果的に仕事をやめてしまうケースもあるでしょう。
組織の中で、やらなければならい立場に追い込まれると、逃げ場がなくなり出社したくないと感じるようになってしまいやすいと考えられるでしょう。
出典：厚生労働省 こころの耳「苦手な業務を押し付けられ無断欠勤となったが職場と主治医の適切なサポートで順調な復職につながった事例」
能力を超えたノルマが課せられている
職場で過大なノルマが課せられていて、過度なプレッシャーがかかっていたり、達成が難しい状況に追い込まれていたりする場合に、出勤したくないと考える人は多いでしょう。
特に達成できなかったかった際に厳しい叱責があると、精神的につらい状況に陥ってしまい、無断欠勤の理由となることが考えられます。
メンタル不調
職場のストレスや不安、疲労などが重なって精神的な不調に陥った場合が考えられます。
近年ではリモートワークが普及していますが、リモートワークが続くと孤独感や疎外感を感じるようになり、心理的な不安が大きくなるケースが増えています。
うつ病やストレス障害などの精神疾患のほか、はっきりと病気と判断されない不眠や食欲不振、疲労感などが続き、連絡できないケースもあるでしょう。
退職するつもりでいる
すでに退職すると決めていて、連絡をせずに欠勤している場合があります。
職場の人間関係や、仕事が自分に合わずつらいこと、上司からのパワハラや社員同士のいじめなどの理由で会社に連絡しにくいと感じ、無断欠勤をするケースです。
無断欠勤した社員に対する適切な対応
やむを得ない事情を除いて、無断欠勤をした社員へは何らかの対応が必要です。
ここではトラブルに発展しないような適切な対応について、3つ挙げて解説します。
キャリアカウンセリングの実施
キャリアカウンセリングなど適切なサポートを提供し、無断欠勤に至った原因や、今後どうすればいいのかを考える場を設けるといいでしょう。
無断欠勤した社員とのコミュニケーションの機会を増やし、仕事上の悩みの有無やサポートの必要性などを探ります。
社内でハラスメント行為などがあれば、適切な対応をとることを伝え、状況によっては休暇の取得や専門家の診断を勧めます。
法的な対応を踏まえる
会社からの指示やサポートを無視して無断欠勤を繰り返すようであれば、法的な根拠に基づきながら解雇などの手続きを検討する必要があります。
ただし、解雇は労働契約法上でもその取り扱いについて厳しく制限されています。
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
訴訟問題のような大きなトラブルに発展するケースもあるため、慎重な対応が必要です。弁護士などの専門家と相談しながら進めるようにしましょう。
無断欠勤に対するポリシーの周知と厳正な処分の実施
企業側は、無断欠勤に対してどのような処分をおこなうのか、事前に周知しておかなければなりません。なぜなら、無断欠勤があった場合でも、あらかじめ就業規則に規定がなければ対処が難しくなるためです。
無断欠勤をした場合の対応や処分などを就業規則に明記し、社員にも十分知らせておきましょう。
なお、処分を実施する場合は、すぐに厳しい処分を下すのではなく、段階的に進めていく必要があります。また根拠となる記録や証拠をしっかりと残しておくことが重要です。
無断欠勤が発生した場合の対処のプロセス
ここでは、無断欠勤が発生した場合にどのような対処のプロセスをとるのかを確認しておきましょう。原則として事前に規定したルールに従って対応していきます。
1.社員への連絡・事実確認
まずは無断欠勤した社員に電話をして、状況を確認します。話ができるようであれば、なぜ休んだのか、いつから出勤できるのかといった内容について事実確認をしっかりおこないます。
実際に何も連絡しないで欠勤したのか、欠勤でどのような影響があるのか、代わりの人員が手配できるのかなど、状況から対応策を考えます。
2.事象の記録
解雇などの処分や訴訟に発展する可能性を見据えて、証拠となるような記録を残しておくことが大切です。
無断欠勤の事実や、無断欠勤によって発生した問題、会社がどのような対応をしたのかなどについて記録しておきましょう。
3.次回出社時のミーティング
無断欠勤した社員が出社した際にミーティングの席を設けて、無断欠勤の経緯をヒアリングします。ミーティングの内容についても記録として残しておきましょう。
4.処分決定
無断欠勤に対する処分について社内で検討し決定します。処分を行う際には、いきなり重い処分を課すのではなく、段階を踏んでいくことが重要です。
5.フィードバックとコミュニケーション
処分をおこなったあとの当該社員の状況について確認しておきます。ミーティングの機会を設けてコミュニケーションを取りながら、社員側からのフィードバックも得るようにします。
6.サポートの実施
職場での人間関係や、業務の割り当てなど、会社からのサポートが必要であれば対応します。また、メンタルヘルスや人間関係などの面でサポートが必要であれば、会社側でも対応するといいでしょう。
7.再発防止策の検討・実施
無断欠勤が発生した事象についての振り返りを行い、再発防止のために職場や人事でできることを検討し実施していきます。
長時間労働が欠勤の原因として考えられる場合には、勤怠管理のシステム導入の検討が求められるでしょう。社内の人間関係に起因する欠勤の場合には、無断欠勤を防止するための施策として、社内コミュニケーションの改善について検討しなくてはなりません。
社員が無断欠勤をしてしまった原因が十分に解消されるよう、あらゆる角度から施策の検討が求められます。
組織が起因する無断欠勤への対応
ハラスメント、メンタル不調、長時間労働など組織が起因する無断欠勤に対しては、個人の問題からの無断欠勤とは異なるアプローチが必要になります。
どのように対応するか、具体的なプロセスを確認しておきましょう。
職場におけるストレスチェックの実施
職場に過大なストレスを抱えている社員がいないか確認するために、ストレスチェックの実施が挙げられます。
特に、労働者数50人以上の事業所では、年1回以上のストレスチェックの実施が労働安全衛生法によって義務づけられています。厚生労働省の「ストレスチェック導入マニュアル」を参考に社内でおこなっていくのが一般的ですが、オンラインで実施できるものもあるので活用するといいでしょう。
社員のヘルスケア対策
健康診断やストレスチェックの結果から、社員それぞれの健康心身の健康状態を把握しておきます。また、勤務時間をチェックし、適切な労働時間となっているかを確認しておくようにしましょう。職場によっては、適宜テレワークやフレックスタイムの導入を進めるのがおすすめです。
定期的なアンケートの実施
社員に対して、定期的なアンケートを実施するのがおすすめです。仕事内容や職場の人間関係に対する不満の有無、モチベーションの状態などを適宜チェックするといいでしょう。
その際に多くの企業で採用されるツールとして、サーベイツールが挙げられます。
サーベイツールを活用すれば社員の本音を収集しやすい
サーベイツールとは、社員がオンラインで回答できるアンケート調査のことです。アンケート結果の分析により、組織と個人の問題を把握できるようになります。
問題を早期に発見し、適切な対処により、社員の無断欠勤やメンタルヘルスの不調などを防ぐことに役立つでしょう
相談窓口の設置
無断欠勤など問題が発生する前に、気軽に相談できる窓口を用意しておきましょう。なかにはハラスメントやメンタルヘルスの問題へ対応できるように、専任の産業医を置く企業もあります。
相談窓口を設置したら、全社員に伝わるように周知します。その際、あくまで第三者として相談に乗ってくれる場所であることを明確にしておきましょう。
気兼ねなく相談できるよう、関係者に知られずに相談できれば、トラブルの早期発見ができたり、チーム内では対処が難しい内容もケアができたりする可能性があります。
研修など社内教育体制の強化
社内研修を実施して、ハラスメントや長時間勤務などが発生しないように、職場全体の意識を高めるのも重要です。研修はメンバークラスの社員だけでなく、リーダーやマネジメント向けに対応したものであることが望ましいでしょう。
特にさまざまな世代がいる会社の場合、その世代が培ってきた価値観や倫理観によって、ハラスメントの基準が大きく乖離していることも少なくありません。
社内研修は、年度が変わるタイミングや新入社員が入ってくるタイミングなど、定期的におこなうといいでしょう。
無断欠勤の社員に連絡が取れない場合の対応
無断欠勤の社員に連絡が取れない場合には、トラブルが発生していたり急病などによって動けていない状態でないか確認をするためにも、早いタイミングで連絡を取る必要があります。
連絡がつかない場合には、電話やメール以外の方法でコンタクトを取ろうとしていた記録を残すことも重要です。
できる限りの手段で安否確認をとる
企業は社員が安全に働けるよう配慮しなければなりません。
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。
無断欠勤がありながら社員と連絡を取らなかった場合、万が一その社員がトラブルに遭っていたり、病気になって動けなかったことがわかれば、会社は法律違反になる可能性があります。
まずは、電話やメールなどできる限りの手段で、安否確認をおこないましょう。
本人と連絡が取れない場合は、家族や緊急連絡先へ連絡を取るようにしてください。
記録が残る内容証明や特定記録郵便で手紙を郵送する
会社側からどれだけ連絡をしても、社員側が連絡を取ることを拒否するケースも考えられます。電話やメールで連絡がつかない場合には、記録が残る内容証明や特定記録郵便で手紙を出しておきましょう。
手紙には「連絡がつかなかったので手紙を出した。〇日までに連絡がなければ自然退職とする。」といった内容を記載し送付します。過去に連絡を取っていた事実を記録として残しておくことは、後の退職手続きにおいても非常に重要です。
未払い賃金や退職金は支払う
連絡がつかず退職に至った場合も、後日トラブルに発展するのを防ぐために未払い賃金や退職金を支払います。会社にある私物は勝手に処分せず、一定期間預かっておくか、保証人に連絡して送付するのが望ましいでしょう。
無断欠勤に対する処分の注意点
社員が無断欠勤したからといって、段階を踏まずにいきなり処分をおこなうと訴訟に発展する可能性もあるため慎重に行わなければなりません。
ここからは無断欠勤に対して、何かしらの処分をおこなう際に注意したいことを解説します。
手順を踏まなければ解雇や処分は認められない
無断欠勤を繰り返している社員に対しては、解雇も認められています。しかし、法律や就業規則に従い、正しい手順を踏まなければトラブルに発展する可能性もあります。
事前に処分手続きの規定をしっかり定めておくほか、記録を残し、法律上問題がないように弁護士や社労士と相談しながら進めるようにしましょう。
無断欠勤による罰金は禁止されている
無断欠勤に対しての罰金や、賃金をペナルティーとして支払わないのは法律で禁止されています。
使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない。
社員と企業の関係性において、立場が弱くなりがちな社員が保護されるよう、たとえ無断欠勤であっても罰金を命じることは労働基準法で禁止されています。
そのため、企業側には、社員の欠勤の仕方がどのようなものであっても、働いた分の給料や残業代を支払う義務があります。
無断欠勤を有給休暇として扱うかどうかは会社側の判断
無断欠勤を有給休暇としてほしいというケースに対して、認めるかどうかは会社側の判断となります。
また、逆のケースとして、本人のために有給休暇にしてあげようと考える場合があるかもしれません。しかし、この場合は会社が勝手に有給休暇を使うことはできず、本人の申請が必要になるため注意が必要です。
療養が必要な場合は無断欠勤を処分できないケースも
無断欠勤の要因が会社側にあったり、職場での業務が原因となって精神的・肉体的に療養が必要な状態となったりした場合は、解雇などの処分を行うことはできません。
職場環境に原因があってうつ病になってしまった場合は、原則として社員が復職できるまで待たなければならないのです。
ただし、治療始めて3年経過しても回復しない場合は、会社から平均賃金の1,200日分を支払って解雇することが認められています。
第七十五条の規定によつて補償を受ける労働者が、療養開始後三年を経過しても負傷又は疾病がなおらない場合においては、使用者は、平均賃金の千二百日分の打切補償を行い、その後はこの法律の規定による補償を行わなくてもよい。
自然退職として取り扱えるよう就業規則に規定する
自然退職とは、就業規則に定められている条件に当てはまる場合、社員や会社が意思表示しなくても退職となることをいいます。
無断欠勤が続いた場合には自然退職扱いとなるように、就業規則で自然退職ついての規定をしておきましょう。
働き方の多様化に伴い無断欠勤の定義や扱いが変わってきている
リモートワークやフレックスタイムを導入している場合などは、どういった場合に無断欠勤扱いとなるのか、無断欠勤の定義を定めておく必要があります。
リモートワークを導入する際には、労務管理のルールを見直し、無断欠勤を防ぐ仕組みづくりをしておきましょう。
まとめ
無断欠勤に対しては、再発防止のために十分な対応が必要です。社員の勤務状況やモチベーションなどの把握に努め、早期に対策ができるような仕組みづくりを進めていくようにしましょう。
また、やむを得ず処分を行う場合には、法的リスクがあることを考慮し、規定に従い段階的に進めることが重要です。専門家と相談して慎重に決定しましょう。
無断欠勤になってしまう原因としては、社内の人間関係や人材配置などが挙げられます。これらは社員の声を正しく把握できていれば、事前に防止できるケースもあります。そのためには、サーベイツールの活用が効果的であるため、防止策としても検討してみてください。
【監修者プロフィール】
木下 洋平
合同会社ミライオン
株式会社リクルートや教育研修会社での勤務後、現在は独立した専門家として活動。
キャリアコンサルタント資格を取得し、400人以上の個人のキャリア開発をサポート。
また、企業向けの人材育成・組織開発コンサルティングも手掛けており、個人と組織の両面での支援を行っている。
