不適切な労務管理によるトラブルは、企業の社会的信用を失墜させる重大事です。関係法令を熟知し適切に対応しなければ、企業は大きなリスクを抱えるでしょう。そのため、企業には適切な労務管理が求められます。
本記事では労務管理の目的やメリット、現代において生じている新たな課題について解説します。
目次
- 労務管理とは
- 労務管理の目的
コンプライアンスの遵守
安定した雇用の継続
効率的な組織運営 - 労務管理を適切におこなうメリット
残業が抑制され生産性が向上する
従業員満足度が向上する
人材の採用がしやすくなる - 労務管理に必要な資格
- 労務管理の具体的な業務内容
法定三帳簿の作成
入社・退社の手続き
就業規則の作成・管理
社会保険関連の業務
勤怠管理
給与計算
福利厚生
安全衛生管理
職場環境の改善 - 労務管理に関連するトラブルやリスク
長時間労働や違法な管理状態
労働災害の発生
従業員のメンタルヘルス
ハラスメント
個人情報の漏洩 - 労務管理における新たな課題
法改正への対応
働き方の変化への対応
働き方の多様化がもたらすウェルビーイングとは
技術の変化への対応 - 労務管理ツールと合わせてサーベイツール「Geppo」の活用も有効
リクルート×サイバーエージェントのノウハウから生まれたサービス - まとめ
労務管理とは
労務管理とは、社員の労働に関するあらゆる事項を管理する業務のことです。社員が入社してから退職にいたるまでのプロセスでは、労働に関するさまざまな手続きや管理が生じます。たとえば、労働契約の締結や、社会保険の加入手続き、退職手続きなどが挙げられるでしょう。これらを管理するのが、労務管理です。
ほかにも、就業規則をはじめとした規定関連の整備、福利厚生、健康管理など、従業員が安全に働くための職場づくりも労務管理に含まれます。
労務管理の目的
労務管理の主な目的は、法的リスクの回避と安定した雇用の継続、効率的な組織運営の3つです。
組織の一員として働く社員は、組織が作った企業ルールに沿って働きますが、そのルールは労働基準法や労働組合法などの労働関係法令を遵守した内容でなければいけません。
適切な労務管理がなされることで、快適な職場環境で心身ともに健康な状態で働けます。
これは、働く社員にとって最低限確保されるべき条件であり、モチベーションや生産性の向上、優秀な人材の確保に欠かせない要素といえるでしょう。
コンプライアンスの遵守
コンプライアンスとは、社会のルールや倫理に従った行動を指します。つまり、コンプライアンスの遵守とは、労働関係法令の管理や福利厚生などの手続きを適切におこなうことです。
たとえば、適切な労務管理がおこなわれていない場合、法令違反のリスクに直結します。
悪質な法令違反となれば、行政処分の対象となります。万が一世間に報じられるようなことがあれば、企業価値を大きく損なうでしょう。
また、昨今ではSNSや口コミサイトを通じて、企業の労働実態に関する情報収集がしやすくなっています。適法な労務管理をおこなわない企業は、やがて淘汰され社会から排除されてしまうといっても過言ではありません。
労務管理では法令違反による罰則や信頼の損失などのリスクを未然に防ぎ、企業の信頼を守ります。
安定した雇用の継続
適法な労務管理は、雇用の安定に欠かせない要素です。日々の労働時間や休日が適切に管理されることで長時間労働の抑止につながり、心身ともに健康を維持し長く働き続けられます。
労働環境が整備され、安全が確保されることは社員の安心につながり、離職を防ぎます。
また、求職者にとっても労務管理の実態は重大な関心事です。なぜなら労務管理の体制が確立されている企業であれば、安心して入社できるためです。人材の確保の面においても、労務管理は重要だといえるでしょう。
効率的な組織運営
社員の労働時間を管理することは、組織運営の効率化にも役立ちます。特定の部署で長時間労働が発生していれば、何か問題が発生しているといった気づきにつながります。高い負荷がかかっている、もしくは業務の進め方に問題があるのかもしれません。
労務管理を適切におこなうメリット
適切な労務管理にはさまざまなメリットがあります。法的リスクが軽減されるだけでなく、社会的責任を全うするクリーンなイメージが世間に浸透するでしょう。
これらは生産性の向上や従業員満足度に寄与し、人材採用にも役立ちます。
残業が抑制され生産性が向上する
適正な労働時間の管理により無駄な残業が抑制されると、決められた時間内で密度の高い仕事ができるようになります。
時間外労働の施策を講じた企業で、生産性が向上したことを示すデータがあります。
厚生労働省が中小企業の時間外労働削減を目的におこなったアンケート調査では、以下の結果となりました。
この調査では、時間外労働削減の施策を実施した企業と、未実施の企業で生産性の向上を実感できた割合を比較しています。すべての施策において、時間外労働の削減に向けて取り組んだ企業のほうが、高い割合で生産性向上を実感できているという結果がでています。
従業員満足度が向上する
適切な労務管理がおこなわれる企業では、ワークライフバランスを充実させやすく、従業員満足度も向上しやすいことがわかっています。
厚生労働省の調査によると、「従業員満足度の向上」を経営方針に掲げている企業は、高い割合で早い段階から、ワークライフバランス向上に取り組んでいることを示しています。
5年以上前からワークライフバランス向上に取り組んでいる企業の割合は、従業員満足度・顧客満足度の両方を重視し取り組んでいる企業で31.9％。従業員満足度を重視している企業は26.8％と合計で58.7％にものぼります。
従業員満足度向上のためには、仕事とプライベートいずれも充実させられる環境の整備が欠かせないといえるでしょう。
出典：厚生労働省 「今後の雇用政策の実施に向けた現状分析に関する調査研究事業報告書」
人材の採用がしやすくなる
適切な労務管理は、人材の採用にも好影響をもたらします。いわゆるブラック企業ではないことを自信をもって発信できれば、求職者にとって安心できる就職先として認知されるためです。
質・量ともに人材が確保できている企業は、早くからワークライフバランス促進や女性活躍推進の取り組みをおこなっていることを示すデータがあります。
出典：厚生労働省 「魅力ある職場づくりで生産性向上と人材確保」
人材を確保できている企業のうち、10年以上前からワークライフバランス促進や女性登用促進に取り組んでいる企業は、53.3％にものぼります。ワークライフバランスに配慮することは、求職者に選んでもらえる企業に欠かせない要素になりつつあるようです。
労務管理に必要な資格
労務管理の業務には、特別な資格は必要ありません。必要なスキルや知識は、業務を進めていくなかで自然と身についていくものです。
労務管理につながりがある資格としては社会保険労務士が挙げられます。社会保険労務士とは、労務のスペシャリストで労務関係の資格において唯一の国家資格です。
雇用保険や厚生年金などの書類作成の代行や、労働者皆保険諸法令に基づく帳簿の書類作成代行などは、社会保険労務士の独占業務となります。
労務管理の具体的な業務内容
労務管理の具体的な業務は、社員の入社から退職にいたるまで、あらゆる場面で多岐にわたって発生します。いずれも社員の健康や健全な会社運営には欠かせないもので、会社の根幹に関わる重要な業務であることは間違いありません。
ただし、煩雑で手間のかかる業務も多く、業務の一部を社会保険労務士に依頼して業務を効率化させている企業も多いです。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは、労働基準法により義務付けられた、企業が作成および保管しなければならない3つの帳簿を指します。
- 労働者名簿
従業員の情報を詳細に記した帳簿で、氏名・性別・住所・入退社日などが記載される。
退職（解雇）または死亡日から3年間の保存義務がある。
- 賃金台帳
給与に関する情報を記載した帳簿で、各従業員の基本給や諸手当、支払状況や労働時間を記録したもの。最後の賃金について記載した日から3年間の保存義務がある。
- 出勤簿
従業員の出退勤を記録した帳簿で、タイムカードや勤怠管理システムなどにより客観的に把握することが求められる。最後の出勤日より3年間の保存義務がある。
入社・退社の手続き
社員の入社時に必要な業務として、雇用契約書の締結とその後の管理があります。雇用契約書は、企業と従業員の間で合意した雇用契約を証明する書類で、民法623条を根拠に取り交わすものです。労働条件は労働契約締結時に、書面で提示することが労働基準法により義務付けられています。
また、退職時は社会保険関連の資格喪失手続きや、離職票・源泉徴収票の発行といった業務が発生します。
就業規則の作成・管理
10名以上の常用雇用者がいる企業では、就業規則の作成と周知が法定義務となっています。就業規則は労働時間や賃金、入社・退職に関する事項を定めたもので、所轄の労働基準監督署に届け出なくてはなりません。
作成にあたっては、事業場の従業員の過半数が所属する労働組合、もしくは過半数を代表する従業員代表の意見を聴取することが必要です。作成した就業規則は、すべての従業員がいつでも閲覧できる形での周知も義務付けられています。
社会保険関連の業務
健康保険や厚生年金保険をはじめ、労災保険や雇用保険に関する手続きも労務管理の大切な業務です。
従業員を雇用した際は、遅滞なく届け出をして各保険の資格取得をおこないます。退職の際は資格喪失の手続きが必要です。また、従業員が私傷病により会社を休む場合の傷病手当金や、育児休業給付金の手続きなど、申請ベースの業務も発生します。
勤怠管理
従業員の始業・就業時刻、遅刻・早退・公休・欠勤について管理するのが勤怠管理の業務です。労働時間を記録し、長時間労働が発生していないか定期的に監督、必要に応じて対策をとらなくてはなりません。確実な記録のためには、使用者による現認が求められます。
物理的に難しい場合は、ICカードやタイムカードによる客観的な記録を残すことが必要です。従業員の自己申告によらざるを得ない場合は、十分な説明や実態調査の実施など、いくつかの措置を講じることが必要になってきます。
給与計算
労働の対価である給与を計算し、支給するのも労務管理の重要な業務です。それぞれの従業員の基本給・各種手当・割増賃金を計算し、社会保険料などの各種控除を正確に算定します。従業員の多い企業や、さまざまな雇用形態が混在する企業では、業務ボリュームが大きくなりがちです。ミスを防ぐには、システムの導入といった対応が必要になるでしょう。
また、所得税や地方税などの租税にも関連することから、一定の知識が必要になる業務でもあります。
福利厚生
福利厚生は従業員とその家族に、賃金以外のサービスや報酬を提供するものです。福利厚生には、社会保険の加入など法律で定められた「法定福利厚生」と「法定外福利厚生」の2種類があります。法定外福利は、住宅費用の補助や慶弔見舞、特別休暇など、従業員が安心して働ける環境を提供するために企業独自で定めるものです。
この法定外福利厚生の整備と運用も労務管理の一環であり、充実した福利厚生は従業員満足度を高め、離職の防止に役立ち企業価値を高めます。
安全衛生管理
労働安全衛生法により、職場の安全衛生管理が義務付けられています。職場の安全と従業員の健康を守る重要な業務です。具体的には、雇い入れ時と年1回の健康診断や、職場の安全教育の実施が義務付けられています。
また、職場の規模に応じて、産業医や衛生管理者・安全管理者・安全衛生推進者を選任し、届け出をする必要があります。これらの義務を怠った場合、罰則の対象になることもあるため、注意しなくてはなりません。
職場環境の改善
従業員が働きやすい職場にするために、環境の改善をおこなうことも、労務管理の重要な業務です。具体的にはハラスメントの防止や、障害のある人の雇用、高齢者や女性の活躍促進などが挙げられます。
雇用の多様性が進むなか、あらゆる人材が働きやすい職場を目指すことが求められます。企業価値を高めるうえで大切な要素となるでしょう。
労務管理に関連するトラブルやリスク
不適切な労務管理は、さまざまなリスクの火種となります。関係法令を熟知し、適切に管理・対応しなければ、やがて大きな問題に発展し、企業の根幹を揺るがす事態につながるかもしれません。
ここでは、労務管理に関するトラブルやリスクは、どのようなものがあるのかについて解説します。
長時間労働や違法な管理状態
長時間労働を放置するなど、違法な管理状態はすぐに是正が必要です。
サービス残業による賃金未払いの横行や、過労死基準に該当する長時間労働の常態化が例として挙げられます。
また、そもそもの労働契約自体が、法的な基準を満たしていない場合も問題です。
時間外労働の実態を調査した厚生労働省の資料によると、1か月の法定時間外労働が、法定時間の45時間を超える事業場の割合が9.0％となっています。さらにそのうち8.9％が100時間を超えている現状が浮き彫りになりました。
長時間労働は過労死の原因となるため、こうした企業は早急な対策を講じなくてはなりません。
労働災害の発生
安全衛生管理の不備や過重労働に起因する死亡事故や、後遺障害をもたらす重大な労働災害の発生は、社会的信用を失うリスクとなります。厚生労働省発表の「令和4年度労働災害発生状況」によると、労災事故による死亡者数は774名、4日以上の休業が必要であった事故は、132,355件となっています。
重大な事故ではなくとも、労働災害により社員が休業するのは、生産性の低下や周囲の負担増を招くため、企業にとっての大きなマイナス要素です。
従業員のメンタルヘルス
近年、長時間労働や人間関係のストレスによる、精神疾患の発症が社会問題になっています。メンタルを病んだことによる自殺の原因として、過労死認定されるといった事例も見受けられるようになりました。
厚生労働省の資料によると、過去1年以内にメンタル不調により、「退職」もしくは「1か月以上連続した休業」をした者がいると答えた事業所は13.3％となっています。
＜図＞
出典：厚生労働省 「令和3年労働安全衛生調査（実態調査）結果の概要」
社員がメンタルに不調をきたすと、復職まで時間がかかるばかりではなく、退職につながるなど組織運営に支障が生じる事態となります。メンタルヘルスケアは、労務管理において確実な施策を講じるべき重要な課題です。
ハラスメント
職場のハラスメントは、被害者の就業環境を悪化させ生産性の低下を招くだけでなく、職場全体の環境にも悪影響を及ぼします。ハラスメントは離職の原因になるなど、実害をもたらすもので、労務管理の一環として対策を講じなくてはなりません。
しかし、厚生労働省の実態調査によると、ハラスメントが増加傾向にあるとした企業が一定数あることが浮き彫りになっています。過去3年間のハラスメントに該当する件数の傾向を示した資料では、該当する事例が増加したと答えた企業が、パワハラで11.4％、セクハラで8.1％、妊娠・出産・育児休業関連のハラスメントが5.4％となりました。
出典：厚生労働省「令和2年度職場のハラスメントに関する実態調査報告書」
2022年4月には、パワーハラスメントの防止措置が全企業に義務化されています。万が一組織内でハラスメントが見つかった場合は、早急な対策が求められます。
個人情報の漏洩
労務管理は業務の性質上、氏名・住所・マイナンバーといった従業員の個人情報を扱います。昨今では紙ベースの帳票ではなく、サーバー上にデータ化して管理している企業も多いでしょう。情報管理やセキュリティの不備により、個人情報が流出してしまうリスクは常につきまといます。
一度、問題を起こせば大きなイメージダウンにつながることは避けられません。システム面のセキュリティ強化や、個人情報取り扱いに関する規定の整備といった対策が必要になるでしょう。
労務管理における新たな課題
近年、社会情勢の変化により、労務管理における課題も変化しています。法改正も頻繁におこなわれ対応が急務であるなか、雇用形態・働き方の多様化やDX化など、対応すべきことが山積しているといっても過言ではありません。
ここからは、労務管理において新たに生じている課題について解説します。
法改正への対応
社会情勢の変化が早く、労働に関する法令の改正が頻繁におこなわれています。最近の例としては、2022年のパワーハラスメント防止措置の義務化や、育児・介護休業法の改正による2023年の4月からの育児休業取得状況の公表義務化が挙げられます。
こうした法改正については事前に情報を収集し、就業規則の改訂だけでなく、対応できる環境の整備を実施しなくてはなりません。
働き方の変化への対応
近年、働き方改革の推進から多様な働き方が一般化しています。たとえば、リモートワーク、フレックスタイム制、副業・兼業の容認などは、もはや珍しいものではありません。
多様な働き方に対する取り組みは、働く人々のさまざまな事情に寄り添うことにつながります。このような姿勢は企業のイメージアップに寄与し、人材確保にもつながるでしょう。
しかし、変化を受け入れられない世代も一定数いることも否めません。こうしたギャップを調整していくのも、労務管理の新たな課題であるといえます。
働き方の多様化がもたらすウェルビーイングとは
ウェルビーイングとは単なる「幸福」ではなく、精神的・身体的・社会的にも満ち足りた状態を指す概念です。仕事に視点を置いたときに、働き方の多様化とウェルビーイングは密接な関りをもちます。
仕事は人生の時間の大半を費やすものであり、個人の望む働き方が実現することは、心身ともに健康で満ち足りた職業人生につながるものといえるでしょう。
技術の変化への対応
労務管理の業務は守備範囲が多岐にわたります。従業員数が多い企業や複数の雇用形態が混在する企業では管理も煩雑になりがちです。業務効率化とヒューマンエラー防止の観点から、システムを導入し、効率化と正確性の担保を図ることが望ましいでしょう。
昨今では、クラウド上で運用する労務管理システムが多く提供されています。システム自体を社内に置かないため、比較的安価で利用できるメリットがあります。
こうしたシステムの導入を図り、労務管理業務のDX化を推進するのも、新たな課題といえるでしょう。
労務管理ツールと合わせてサーベイツール「Geppo」の活用も有効
労務管理システムの導入は、業務効率化や正確性の担保につながりますが、従業員や組織の状態の把握は難しいといわざるを得ません。組織や人材の健全性を測るには、サーベイツールの導入を並行して進めることが望ましいです。
サーべイツール「Geppo」では、組織サーベイは半年あるいは四半期に一度、個人のパルスサーベイは毎月実施でき、社員に負担をかけず高い回答率を得られる設問数が設計されています。
サーベイを高頻度かつ定期的に実施することにより、問題を察知し早期の解決が図れます。
社員や組織の状態を把握することは、労務管理の適正化につながり、雇用の安定化にも貢献するでしょう。
リクルート×サイバーエージェントのノウハウから生まれたサービス
「Geppo」は、サイバーエージェント社で運用され実績がある組織診断ツールをベースに、リクルート社の人材事業ノウハウが活用されたサービスです。
「個人の課題」と「組織の課題」を可視化し、企業と個人、双方の視点から改善をサポートしてくれます。
低負荷なサーベイを高頻度でおこなうことで、精度の高いモニタリングが可能になり、組織と従業員の状態を手にとるように把握できます。
まとめ
不適切な労務管理は、企業の根幹を脅かすリスクです。適切な労務管理による法令に準じた労働環境は、企業で働く人々にとって満たされるべき最低条件です。ここが不十分な企業は、やがて淘汰されていくでしょう。
今後は、適切な労務管理と並行して、社員のコンディションを把握することにも、踏み込んだ取り組みが望まれます。社員と組織の状態をリアルタイムに把握できると、あらゆる問題の早期発見につながり、改善を図ることで健全な事業運営が継続できます。
【監修者プロフィール】
木下 洋平
合同会社ミライオン
株式会社リクルートや教育研修会社での勤務後、現在は独立した専門家として活動。
キャリアコンサルタント資格を取得し、400人以上の個人のキャリア開発をサポート。
また、企業向けの人材育成・組織開発コンサルティングも手掛けており、個人と組織の両面での支援を行っている。
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