2021年1月よりパルスサーベイを活用頂いているAnyMind Japan株式会社。
運用をブラッシュアップし、すべてのコメントに対応することで回答率の向上やびっくり退職の改善に繋げました。
今回は人事担当の太齊様に2024年7月までの運用事例についてお伺いしました。
＜目次＞
- Geppo導入の背景
- 現状の運用について
- Geppo活用のポイント
- 今後の展望と貴社にマッチする人材
１．Geppo導入背景
――Geppo導入背景についてお聞かせください
太齊様：従業員数が増えるにつれて、マネージャーがメンバー一人ひとりの状態を完全に把握することが難しくなってきました。社内の文化として1on1は初期から行っていましたが、個々のモチベーションなどをより細かく把握できる仕組みが必要だと感じGeppoを導入しました。
――退職課題はあったのでしょうか？
太齊様：全体の退職率に関してはそれほど大きな課題は感じていませんでしたが「びっくり退職」と呼ばれる予期せぬ退職が一定数発生していたことが気になっていました。
――導入における壁はありましたか？
太齊様：導入における壁は特になかったと認識しています。従業員数が約150名とエンプロイーサーベイを始めるのに適した規模になっており、どのようなサービスがあるか調査した結果、Geppoが最もシンプルで設定を行う管理者側も、回答する社員側も使いやすい印象を受けすぐに導入を提案しました。
代表や役員も背景でお伝えした理由と同様の認識を持っていたため、Geppoが最適なサービスと判断され導入が決定しました。回答する従業員側にとっては、サーベイの回答は優先度が下がりやすいので、回答方法がシンプルであることは重要なポイントでした。その点でもGeppoは非常にマッチしていたと感じています。
2．現状の運用について
――Geppoの運用はどのように進めていただいていますか？
太齊様：運用は導入当初からブラッシュアップしています。基本的にHRマネージャー以上の役職者のみが回答を確認できるように設定しており、それ以外の人が見ることはない旨を従業員に周知しています。その前提で、以下のように運用を変更してきました。
１．各HRマネージャーが主体となり回答を確認し、従業員に対応する
２．私（太齊）がアラートや一部コメントについて各HRマネージャーと誰がどのように対応するかを話し合いながら従業員に対応する
３．私を含めた2名体制で未回答者へのリマインドからアラート者への対応、全コメントに対する返信などを実施する
現在の運用に至ったきっかけは、2023年7月に人事内に新しい組織ができ、Geppoに対してリソースを割くことができる体制になったことです。新しい組織を立ち上げる構想がもともとあり、その中でGeppoを活用していたことから力を入れて取り組もうという方針になりました。
――新しい組織ができ、運用にリソースを割くことができるようになったことでどのような効果がありましたか？
太齊様：2023年7月以降、回答率や3問のスコア、びっくり退職の改善といった非常に良い効果がありました。回答率の改善については社内コミュニケーションツールがSlackなので、Slack連携と未回答者へのリマインドの実施が大きく貢献しています。びっくり退職の改善については、退職に関係しそうなアラートを拾い対応ができていると考えています。
従業員が抱えている不安や課題についてコミュニケーションを通じて把握し、一緒に解決策を模索したり、状況によっては適材適所の配属などの対応等、社員が安心して働けるように前向きな活動ができていると認識しています。
――毎月の運用サイクルはどのようにしているのでしょうか？
太齊様：毎月15日配信で、事前に追加質問を検討した上で、配信1週間前にHRマネージャーの会議で追加質問を確定します。
配信後は回答率が低い組織に対してプッシュを行い、Slackに未回答者のみのグループを毎月作成し、回答したら退出してもらうようにしていました。
直近ではSlack連携が上手く機能しているため、グループを作ったり個別で連絡を入れたりしなくても未回答者へしっかりリマインドが出せている状態です。また毎週月曜日に開催される全社朝会でも回答の声掛けをしています。その後、コメントがある従業員に対してはすべてSlackで連絡をし、コミュニケーションを取っています。
――従業員へ連絡している内容はどのような内容を送っているのでしょうか？
太齊様：必ず送っている内容はありますが、基本的には各従業員それぞれに合わせて作成しています。「Geppoの回答を拝見しました」ということと、「従業員からのコメント内容」を含め、「人事側ができることがあるか」、「すでに自分自身で動いていることがあるか。もしくはマネージャーと話す機会があるか」、「人事と直接話をしないか」という点を確認します。
最後に「何かサポートできることがあれば他にも連絡ください」とし、必ず「※スタンプだけのリアクションでもOKです！」と付け加えています。
返信をタスク化したくないので、コメントを入れたメンバーには、スタンプだけでも反応してもらえればOKとしています。これによりSlackを活用した柔軟なコミュニケーションを大事にしています。
3．Geppo活用のポイント
――Geppoにかけていただいている時間はどれくらいでしょうか。また負担度合いはいかがでしょうか
太齊様：週に2〜3時間の基本運用と、1件あたり30分の面談を10件ほど行っています。面談から派生する業務もありますが、全体としては月に2営業日ほど時間をかけています。
負担感はほとんど感じていません。回答率やコメント数が上がってきているおかげで、手を動かす時間は増えていますが、業務を圧迫しているとは感じていません。むしろ、良い仕事ができていると感じています。負担というよりは「やらなければならない業務として、増えれば増えるほど充実している」と考えています。
――Geppoの運用担当がどのような心持ちで運用いただいているのかは非常に大事なポイントですね！
太齊様：弊社の特徴でもありますが、各社員に大きな裁量があるので、定期的にきちんとCHROに報告をしておくことで、Geppo内での返信や対応は自分たちの裁量で進めることができます。
コメントの中には一定人事だけでは進められないものもあるので、事業部サイドと連携しつつ人事主体で動いています。
その結果「返事が来るとは思ってませんでした」「コメントの内容拾ってくれてるんですね！」というリアクションが届くこともあります。
アラート面談を実施した際には「ちょうど良いタイミングで話を聞いてもらえて助かりました」という声をいただくこともありました。
従業員にも、Geppoに回答することで人事が見て対応してくれているということが浸透していると感じています。ここまで運用方法をブラッシュアップしながら進めてきたからこそ、Geppoが社内の共通言語となっており、従業員にも広く認識してもらえていることがうれしいです。
――びっくり退職が減った印象とおっしゃっていただきましたが、どういった対応ができた結果としてお考えでしょうか
太齊様：シンプルに、退職の意向がありそうな回答を人事側でキャッチできたからだと考えています。
アラート面談を実施した際に、トラブルや抱えている不安をヒアリングすることで、この状態が続くとつらい状況になると早期に把握できます。その時点ではまだ本人が転職を決意していないし、転職活動もしていないため、かなり早い段階でのキャッチアップとなります。その上で、業務内容に対する不満や本人が改善すべき部分を確認してコミュニケーションを展開しています。もちろんできる限りの対応をしても退職になることはありますが、突然退職の連絡が来て他社で働くことになったと言われるケースは格段に減りました。
また、Geppoが間接的に役立つケースもあります。例えば、他の従業員から「誰々さんの状態が良くなさそうなので気にかけてほしい」というコメントが寄せられることもあります。自分以外のアラートを報告する機会を増やすことができたのは、Geppoの効果だと考えています。
――運用における特に大事なポイントはどういったところにあると考えていますか？
太齊様：Geppoを使う目的は回答させたりスコアを上げたりすることではなく、社内で起こっていることを把握しそれに基づいて人事が対応策を考えることだと意識しています。
社員の声はシステムを流しているだけで回収できるほど甘くなく、GeppoのようにシンプルなUIであっても以前の運用では回答率が低いことを経験しました。
そのため、弊社では社員を知るために何かを削ってでもGeppoにリソースを割くことが重要だと考えています。
全てのコメントに返信したことで、その重要性をより実感することができました。
従業員が「フィードバックが反映される」と感じることで回答率が上がり、個人や組織の解像度も上がってきます。アクションを起こすことは非常に大切です。
――人事のお立場で非常に巻き込み力が高いと感じましたが、どのようなことを行っているのでしょうか。
太齊様：人事として全社の前に立つ機会が多いため、総会の運営や社内イベントの企画を通じて社内にメッセージを発信する機会も多くなります。全社員参加で毎週行っている朝会でもGeppoでいただいた声を大事にして「こういったことに全社的に注力しています！」と伝えたり、回答率が伸びていない月には回答を促したりしています。追加質問の結果も伝えるようにしており、「この1年の成長実感を教えてください」という質問を天気で回答してもらい、スコアを発表するなどGeppoを共通言語として多くの場で発信しています。
――Geppoを活用するメリットを教えてください。
太齊様：従業員に何の前触れもなく人事が声をかけると、従業員は構えてしまいます。
また組織の状態がよくわからないまま「この組織はモチベーションが低いですね」と組織長に指摘しても根拠がないため伝わりません。従業員や組織にアプローチしたいけれど、そのきっかけが見つからないときに、Geppoは非常に有効だと感じています。
4．今後の展望と貴社にマッチする人材
――今後Geppoをどのように活用をしていきたいですか
太齊様：“個の成長”と“組織の成長”、“共闘”と“競争”の2軸で弊社の人事制度は設計されています。
その中でGeppoは中心に位置しており、今後より社員がパフォーマンスを発揮しやすい状態にしていくため、このセグメントの中で必要な部分を補う具体的な施策を立て、先手を打って実行していくために、Geppoから得たデータを活用していくことが重要だと感じています。
――貴社で活躍している人材はどのような方でしょうか
太齊様：新卒や中途問わず、グローバルリーダーになりたい人材です。
現状、弊社にはグローバルな視野を持ち、成長意欲が高いポテンシャルのあるメンバーが集まっています。そうした思いを共有しながら、お互いに切磋琢磨して高め合える、そんな人が弊社で活躍する傾向にあります。結果を出せば海外勤務できるチャンスがあり、既に海外で活躍している日本人メンバーも多くいます。
外国籍社員を含む東京オフィスのメンバーもちろん、海外でチャレンジを続けている日本人メンバーもGeppoの回答対象者になるため、遠く離れたところからも私たちができるサポートを心がけています。
――本日は大変貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
