細やかなアラート対応体制を構築し実践している不動産業界事例

パルスサーベイとエンゲージメントサーベイ（実施回数3回）の両方を実施いただいているビレッジハウス・マネジメント株式会社様に、両サーベイの活用方法をアラート対応体制の話を中心にお伺いしました。アラート対応において回答者に対する非常に細やかな対応をされていることが分かり、多くの企業様に参考になると思い紹介させていただきます

事例サマリビレッジハウス・マネジメント-2

Geppo導入背景・効果
Geppoの運用体制
サーベイ結果の社内活用方法
今後の展望と求めたい人材像

１．Geppo導入背景・効果

―――まずはGeppoを導入するに至った背景をお聞かせいただけますでしょうか

ご担当者様：近年になって従業員規模が一気に拡大してきていることが背景にあります。小規模の時には経営陣が全従業員のコンディションを把握できていましたが、規模拡大に伴い全従業員と密にコミュニケーションをとることが難しくなってきたため、全従業員のコンディション把握を目的として導入に至りました。また、兼ねてより取引があったリクルートのSUUMO営業担当者様（当時）からご提案をいただいたというのもきっかけの一つになりました。

―――導入にあたっての障壁はありましたか

ご担当者様：ネガティブな側面もあるこのようなサーベイを導入するにあたって、回答者となる従業員に理解を得ることが一定程度のハードルだったと考えています。そのハードルを越えるべく閲覧範囲（回答結果は経営陣および人事業務に従事する一部のメンバーのみの閲覧に留めている）、活用用途（評価には活用しない）を全従業員に明示いたしました。

―――他にもサーベイツールが世の中に存在しますが、Geppoを選んでいただいた理由はどこにありますか

ご担当者様：先ほどもお伝えしたようにSUUMO営業担当者様からご提案いただいたということもありますが、他ツールと比較検討した際に3問の質問設計として回答者側の負荷が非常に少ないと感じたこと、他社ツールと比較して安価に導入が出来たこと、UIが分かりやすかったことが挙げられます。

―――導入後の効果実感はいかがでしょうか

ご担当者様：ちょうど導入時期がコロナ禍に突入した直後ということもあり、リモートワークが進む中で従業員のコンディションを把握するのにとても役に立ったと感じています。大抵の場合、相談事はGeppoを通じて連絡が来ることが多く、Geppo以外でも何かあればいつでも人事担当者に連絡して欲しいと伝えてはおりますが、従業員の声を吸い上げるための仕組みを整備できたという意味では導入メリットを実感しています。

回答率は追い求めてはいないものの、Geppoを取り入れている企業の平均と比較すると回答率も高いため、回答者側としても一定程度Geppoの必要性を感じてくれているとも思っています。

VH様挿入写真2

２．Geppoの運用体制

―――現在のGeppo配信対象について教えてください

ご担当者様：パルスサーベイとエンゲージメントサーベイについて同じ従業員を対象に実施しており、パルスサーベイは毎月、エンゲージメントサーベイは年に一度の実施を行ってきました。

全従業員は約1,050名となりますが、そのうちメールアドレスを保有している派遣社員を含む約500名を対象に実施しています。管理人職員約550名については未実施となります。

―――Geppoの運用体制はいかがでしょうか

ご担当者様：回答の率直性を高めるため、現場とは切り離して運用を行っており、現在Geppoの管理者権限は一部の人事メンバーのみに留めています。具体的には人事責任者とマネージャーを含む4名にてパルスサーベイのアラート対応やエンゲージメントサーベイの結果取りまとめおよび経営層向け報告を実施しているのが実状となります。

―――4名でパルスサーベイのアラート対応を行っているということですが、具体的に役割分担等はあるのでしょうか

ご担当者様：あります。まず、前提として毎週2時間程度、アラート対応のアプローチ方法について4名にて相談する時間を設けています。その中で対象者属性やアラート内容によって対応を行う担当者をアサインしています。特にコンプライアンスに関わる内容や大きな組織課題が見えてくる事例については他業務との兼ね合いで人事責任者やマネージャーが担当することが多いです。このほか、入社間もない回答者については専任のメンバーが対応にあたるようにしています。

―――パルスサーベイのアラート対応において他に工夫されている点はありますか

ご担当者様：コメントを入れてくれた社員については必ず一次対応としてご状況伺いの連絡を行うように運用ルールを定めているのですが、その際にメールテンプレートは使わずに、必ず一人ひとりの状況に鑑みてメール文面を作成し、定型的な対応をしているという印象を抱かれないように心がけています。その他にも返事が来やすいタイミングを考えてメールを送ったり、分担の話になりますが性別や年齢等の属性が近いメンバーが連絡するなどの工夫をしています。また、メールで連絡がつかずコンディションの悪化が心配される従業員については時間帯を見計らって電話するなどの対応をするケースもあります。

３．エンゲージメントサーベイ結果の活用方法と今後の展望

―――エンゲージメントサーベイの結果の取り扱いについても教えていただけますでしょうか

ご担当者様：パルスサーベイでの毎月の対応による組織改善を主軸に置いているため、エンゲージメントサーベイの結果を受けた施策を全社施策として推し進めている現状ではありませんが、年1度のエンゲージメントサーベイ結果については経営層向けに結果を取りまとめて報告をしています。どちらかというとパルスサーベイを日々実施する中で浮彫になってきた課題についてエンゲージメントサーベイを通して課題を具体化し、既存の施策をブラッシュアップしており、パルスサーベイにおけるアラート対応にも活きてきていると実感しています。その結果1回目よりも2回目、2回目よりも3回目とエンゲージメントサーベイ結果が少しずつ向上したということがあり得ると考えています。

―――今後の展望もお聞かせいただけますでしょうか

ご担当者様：引き続きパルスサーベイを主軸に置きつつ、エンゲージメントサーベイを行いながら人事施策や全社施策の効果測定として活用できればと考えています。今後はエリアを越えた対面での合同研修により社員間のコミュニケーションを活性化することや経営陣からの経営戦略・事業戦略の共有などを通じて、従業員のエンゲージメントの向上を図っていきたいと考えています。