「コメントは書いてくれているうちが花」ポジティブ思考の管理者のGeppo運用事例

2024年5月からGeppoを導入。配信から1週間以内に回答率が100%になり、スピード感のある対応を進める個人サーベイの運用と、11月に実施いただき個人サーベイと関係性があると感じていただいている組織サーベイの運用について株式会社ダルトンメンテナンス長尾様（経営企画本部役員）と森田様（管理本部人事労務課）にお話をお伺いしました。

ダルトンメンテナンス様

＜目次＞

1. Geppoの導入背景
2. 個人サーベイの運用について
3. 組織サーベイの運用について
4. 両サーベイを実施することのメリット
5. 今後の活用について

１．Geppo導入背景

―――Geppoを導入いただいた背景を教えてください。

長尾様：弊社では従業員サーベイのようなものを行っておらず、年に一度のストレスチェックのみ実施しておりました。
少数ですが従業員の退職が続いた時期があり、このまま何もしないで見過ごすわけにもいかないという思いがありました。
特にこの時期は、自分自身の夢のためというポジティブなケースだけでなく、人間関係や仕事内容、健康面を理由に退職される方が増えてきていたため、従業員の退職が続いた要因がどこにあるのか、改善すべき点が会社にあるのであればそれを早めに確認したいと考え、まず社員の本音を知ることができるツールとしてGeppoを導入いたしました。

―――Geppo導入の際に壁になったことはありましたか。

長尾様：正直壁になったものはありませんでした。
ツール自体はGeppo以外にも検討しましたが、シンプルで使いやすいUIや費用感から、現状の課題解消につなげられそうだと感じました。
課題については代表も理解されていたため、スムーズに導入に至りました。

―――個人サーベイの3問の妥当性はどう感じましたか。

長尾様：最初は少ないと感じました。ただ一度試してみないとわからないことが多いため、もしうまくいかなければ再考しようという感覚もありました。
導入して3ヶ月ほど経過した今は、この設問数が最適だと感じています。

社員写真(★IMG_0448加工版)

2．個人サーベイの運用について

―――導入開始時どのように周知されましたか。

森田様：周知したのは初回実施前の1回のみになります。毎月Geppoを実施する目的と回答結果からどういった対応をしていくのか、回答は誰が見るのかといった内容を丁寧に伝え、従業員の皆さんに理解していただくように努めました。
その結果、回答率100%が続いています。

―――配信後1週間以内に回答が集まっており非常にスピード感があります。

森田様：思った以上に回答がはやく、こちらも驚いています。最初は迷惑メールフォルダに入ってしまっていたり、回答を忘れてしまう人がいたりしたのですが、配信から1週間を目処に個別にリマインドを続けていくことで、大体1週間以内に回答されるようになりました。

―――スピード感のある回答回収は何か工夫されたのでしょうか。

長尾様：リマインド以外はないですね。素直で積極的な従業員が多いので、正直な回答やコメントをしてくれています。正直に回答することで、状況が変化することの期待感を持ってくれていると思うので、運用側として様々な対応を進めています。

森田様：たとえば、サーベイの結果が晴れから曇り・雨に下がった場合に、運用側で話し合ってすぐにヒアリングをすることで、社員間でもGeppoに回答をすることで話を聞いてくれるという認識が広がりました。話を聞いてほしい人があえて雨で回答をするということもありました。
こういった回答後の対応が社内に浸透したことで、従業員から信頼していただくことができましたし、信頼の上で率直な回答をしてもらえるのだと感じています。

―――対応はどのように実施しているのでしょうか。
長尾様：管理者を社長と私たちを含めた6名にしており、回答の内容に応じて誰が対応した方がよいかを決めています。
結果を誰が確認しているかも従業員は把握しているので、このコメントは誰宛に相談したい内容だなというのが見て取れるのは特徴的だと思っています。
そのため、その管理者からなるべくタイムリーに連絡するようにしています。

―――回答内容に対して誰が対応するかの決定は、配信からどのくらいのタイミングで実施されているのでしょうか

長尾様：毎月15日配信でだいたい1週間以内には回答が集まりますので、まず私たち2名で一人ずつの回答を確認し、その後しかるべきメンバーを集めて打ち合わせをするようにしています。

森田様：着目している点は天気回答の変化で、1段階の変化でも見逃さずにチェックしています。
過去の回答からの変化を追っていき、快晴から晴れといった1段階の変化に対しても、また評価が曇りのときでも声を掛けるようにしています。
晴れの回答が続いていた人が曇りに変化した場合は不安や不満を抱えているケースが多く、アラート以外の着目ポイントとしては非常に重要になっています。

―――追加質問についてですが、毎月「お休みの日にリラックスしていますか？」という質問をお天気回答で設定されていますが、同じ質問を設定されている意図をお教えください。

森田様：休日に仕事から離れ十分に休めていることが大事だと思っているので、それを可視化するために毎月同じ質問をしています。
回答の選択肢はほかの3問と同じものにし、追加質問を含めた全体の回答の変化を分析した上でアクションするようにしています。

―――個人サーベイを実施いただいて効果はどのように感じていただいていますか。

長尾様：課題に上げた離職については減っています。それがGeppo導入における効果とはまだ言えないですが、従業員が素直に回答してくれることで状態の可視化につながっている実感はあります。従業員全員に目が行き届かなくなっているので、Geppoの毎月の回答が従業員へのコミュニケーションの参考になっています。

森田様：その月に発生したイベントによる回答の変化も見ています。たとえば組織編成があったとき、編成前に評価の低かった回答が編成後に良くなったり、部署異動前後で回答評価が良くなっていたりするところを見ると、今の仕事の方に適性があり、本人にとっても合っている状態なのだなと読み取れます。

―――個人サーベイの管理者側の負担度合いはいかがでしょうか。

森田様：メールチェックの感覚で業務の合間にログインしており、習慣になっています。そのためあまり負担とは感じていないです。
配信以降1日2回くらいはログインして、4日目くらいで回答率が95%くらいになるので、長尾と話をして一人ひとりの回答をチェックしています。

長尾様：完全にルーティーン化していますね。配信が始まると森田から声をかけてくれるので、森田と同じようにメールチェックの感覚でログインしています。
先ほども申し上げた通り1週間ほどで回答率100%になるので、その後1時間くらいの打ち合わせを行います。

森田様：ログインすることが楽しみというと大げさかもしれませんが、前月運用側で打ち合わせやヒアリングをした結果、今月はどう変化しているのか、結果を見てスコアに変化が無かったとしても、何か1つでもヒントがもらえればと思っているので、苦には感じていないです。

―――ログインすることが楽しみと非常にポジティブですね！対応する側として精神的負担を軽減する工夫はされていますか。

森田様：複数人が同じ価値観で一緒に管理することが大事だと思います。
私も最初は雨マークでネガティブなコメントを見ると勝手に傷ついてしまうときもありました。ですが、従業員がなぜそう考えているのかをヒアリングすることで回答の理解度を深めていったり、他のGeppo管理者と一緒に考えて話し合うことで、一人で問題を抱えなくてもいいんだ、という感覚を持つことができたりするようになったので、導入から２ヶ月くらいで辛辣なコメントがあっても冷静に分析することができるようになりました。

長尾様：チームの中にポジティブに取り組める人が一人二人いると雰囲気が変わってくると思っています。
私も森田もポジティブなタイプなので、そういう気持ちが大事かもしれないですね。

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3．組織サーベイの運用について

―――組織サーベイを1回実施いただきましたが、どういったところに気づきがありましたか

森田様：組織サーベイの回答が個人サーベイと連動していると感じました。こちらも従業員が素直に回答していただいたことで明らかになったと感じています。
会社全体だけでなく組織単位の問題点が可視化できるようになったのが一番大きかったと思いました。

―――従業員の反応はいかがでしょうか。

長尾様：一定数否定的な意見は絶対に出るものだと思っていましたが、 eNPSの回答理由コメントの全員分に目を通してみて、肯定的な意見が多かったのでホッとしたというのが正直な感想です。

―――組織サーベイの結果をご覧いただいていかがでしょうか。

長尾様：まずは弊社平均がGeppo平均を上回っていたのが安心材料となりました。割と事前の想定と近い結果が出たと思っています。
結果を踏まえて今後はどのような落とし込みすれば従業員にとって腹落ちしやすいのかなど、一つ一つに対して気づきや反省する部分もありました。

―――実名で実施いただきましたが、結果の活用は実名の方ができそうなイメージはありましたか。

森田様：実名で実施してよかったと思います。初めて組織サーベイを実施しましたが、正直大まかな結果だけ見て個人がどう考えているのかを見るのは怖かった部分がありました。
やはり、細かく誰が何に対してどう思っているのかを明確にすることが大事だと感じました。

―――組織サーベイの結果共有はどのように行いましたか。

森田様：役員全員で集まって共有する時間を設けました。組織サーベイの結果をCSVでダウンロードして個人の回答を確認したり、お送りいただいたレポートから課題が感じられる組織に対してどうしていくか話をしたりする機会を設けました。

長尾様：また、Geppoカスタマーサクセスとの振り返りミーティングに役員も参加いただきました。
その中で良い点も課題点もそれぞれを認識いただきました。

森田様：従業員に対しては全員が見られる掲示板があるので、個人特定ができない全体の結果だけを開示しました。
頂いたレポートに少し手を加えた形になります。

長尾様：今回の結果から今後半年に1度実施することを考えているので、変化を追って施策を進めていきたいと考えています。

4．両サーベイを実施することのメリット

―――個人サーベイと組織サーベイの関係性があるとおっしゃっていただきましたが、両サーベイを実施するメリットを教えてください。

長尾様：本来悩みや困りごとは定性的で可視化しにくいものなので、それをGeppoで定量化できるのは非常にわかりやすいです。コメントについても両サーベイでそれぞれ少ない質問数に対して状況を確認し対応検討できるのはメリットだと感じます。

森田様：個人サーベイでは率直に回答していないように見受けられる方も組織サーベイになると個々の考えを率直に回答してくれるので、どこに課題があるのかを可視化できます。

長尾様：コメントに関してですが、正直コメントは書いてくれているうちが花だと思います。書いてくれなくなったら対応はしにくくなってくると思います。

―――対応の効果という面において、人事が対応することでどのように効果があったと感じますか。

森田様：私と長尾では効果が異なり、私の場合は等身大で悩みを話してくれることが多く、従業員から悩みを引き出すことができていると思っています。
長尾が話した場合は、役員として根本から解決できそうなことがあれば話を聞いて決定できるということがありますので、それぞれの役割を全うすることで効果があると考えています。

長尾様：もちろんメンタルケアの専門知識がある方とはクオリティは違うと思いますが、やっぱり人と人なので、相手の気持ちに立ってきちんと考えさせすれば響くのかなと。役員としても誰一人として欠けてほしくない。そのために何が必要なのか熱い思いをもって取り組んでいるので、専門家でなくても実施する効果は期待できると思います。

森田様：話を聞くだけで楽になったと言ってくれる方もいますし、もちろん解決できそうなことであれば、根本から解決する方法をみんなで考えることができます。

５．今後の活用について

―――今後Geppoをどのように活用していきたいと考えていますか。

森田様：もちろんこれまで通り両サーベイの回答から状態を見ていきながら、退職してしまう従業員の回答傾向に近い回答をしている方がいれば対応するなど、一人ひとりに向き合って対応を続けていきたいです。

長尾様：日本の労働人口が減っていくのは目に見えていて、これからまだまだ加速していくことが分かっています。そういった状況の中、縁あって弊社で働いてくれている従業員は誰一人として欠けさせたくないと思っており、またその思いがこれからの社会の中で重要であることを理解しています。
Geppoは従業員満足度を向上していくための最適なツールだと思っており、回答結果から従業員の人となりがある程度わかりつつあるので、今後の採用において、よりマッチする人材選定の参考情報にもなりえると思っています。

ダルトンメンテナンス_ロゴ大(英字)

―――本日は大変貴重なお話ありがとうございました。