テレワークやITツールの普及などを背景に、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は少なくないといわれています。しかし、コミュニケーションに課題があるのはわかっていても、具体的な原因が判然とせず、解決策が見いだせないまま悩んでいる企業もあるのではないでしょうか。
本記事では。企業が抱えやすい社内コミュニケーションの課題や、具体的な課題の洗い出し方を解説します。社内コミュニケーションの停滞によるリスクや、解決策についても多数紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
- 社内コミュニケーションの重要性
- 社内コミュニケーションに課題が生まれる原因
コミュニケーション機会の減少
コミュニケーションツールの変化
人間関係の縦横での接触機会が少ない - 社内コミュニケーションの主な課題例
部署間やチーム間でうまく連携が取れていない
会議やミーティングの効率が悪く時間を浪費する
コミュニケーションツールを使いこなせていない
上司と部下の関係がぎこちなく自由な発言をしにくい
業務時間外の連絡が増加してしまう
革新的なアイデアが生まれない - 社内コミュニケーションに課題を抱えるリスク
企業としての創造力や生産性の低下
社員のモチベーション低下
ミスや誤解が増える
組織全体でビジョンや課題を共有できない
セキュリティリスクが懸念される - 社内コミュニケーションの課題を見つける手段
従業員アンケートやサーベイの実施
意見箱やホットラインの設置
退職者の退職理由調査 - 社内コミュニケーションの課題を解決する方法
コミュニケーションの場を増やす
交流しやすいオフィスレイアウトに変更する
心理的安全性の高い環境を整える
適切な社内ツールの導入 - 社内コミュニケーションの課題はGeppoで可視化できる
- まとめ
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションとは、社内における公的・私的を問わないあらゆるコミュニケーションを指します。仕事の意見交換や情報共有、ミーティング、休憩時間の雑談も社内コミュニケーションに該当します。
交流が活性化し従業員同士の関係が強化されると、従業員の満足度の向上や生産性の向上につながり、企業に良い影響をもたらします。一方で、コミュニケーションに問題があれば業務の効率悪化や優秀な従業員の離職といった、さまざまな問題に発展する可能性があるでしょう。
社内のコミュニケーションに対する課題は、単なる人間関係の問題だけにとどまらず、社内の業務全体に影響を及ぼします。まずは課題を洗い出し、原因を突き止めて早急な改善施策を打ち出す必要があります。
社内コミュニケーションに課題が生まれる原因
社内コミュニケーションに課題が生まれるのには理由があります。課題解決のヒントを見いだすためにも、まずは原因を突き止めることから始めましょう。課題が生まれる原因をいくつか紹介するので、社内の環境と照らし合わせ、当てはまるものがないか確認してみてください。
コミュニケーション機会の減少
社内で従業員同士の会話そのものが少ない、あるいはテレワークで直接顔を合わせる機会がないために、そもそもコミュニケーションの機会が減少していると課題が生まれやすくなります。
たとえば、フレックス制や時短勤務の導入で従業員同士の出社時間が異なるケースでは、コミュニケーションの機会が減少しやすいです。また、パーティションで席を区切っていると、集中力が高まりやすくなる反面、近くの従業員と関わる機会が失われます。
テレワークを導入している企業では、ランチタイムや休憩中の雑談の機会がなくなり、同僚であってもどのような性格や考えを持っているのか知らないケースさえ出てくるでしょう。
このように、多様な働き方への対応や、業務効率化のための施策がかえってコミュニケーションを阻害する側面もあるため注意が必要です。
コミュニケーションツールの変化
社内で導入するコミュニケーションツールの変遷も、コミュニケーションに影響を及ぼす一因です。パソコンや携帯電話が一般に普及する以前は、対面や電話でコミュニケーションを取るのが当たり前でした。
しかし、現代ではチャットツールや社内SNS、ビデオ会議をはじめとする、ITツールを利用したコミュニケーションが増えています。こうしたITツールは便利な反面、直接顔を合わせるわけではないため、お互いの細かな感情が伝わりにくく、誤解や行き違いを生む原因になる可能性があります。
人間関係の縦横での接触機会が少ない
経営層や上司と部下の垂直間、別部署同士、あるいはチーム同士での水平間のやりとりが少ない環境にあると、企業全体での情報伝達やビジョンの共有に課題が生まれやすくなります。
特に、垂直間のコミュニケーションでは、立場の違いから壁が生じやすいです。コミュニケーションの活性化にはお互い自由に発言できる環境の構築が欠かせません。しかし、接触機会が少なければ互いを知る機会もないため、信頼関係も生まれなくなってしまいます。
同部署の同僚同士での交流に比べると、上司と部下、あるいは別部署同士での交流機会は少なくなりがちです。自社ではどの程度接触があるかを確認し、希薄であれば意図的に交流の機会を設ける必要があります。
社内コミュニケーションの主な課題例
課題を生じる要因を把握したら、続いては社内で抱える具体的な課題の洗い出しが必要です。
実際の課題例をいくつか紹介するので、自社の課題を探る参考にしてください。
部署間やチーム間でうまく連携が取れていない
同部署の近しい相手以外とのやりとりが希薄になった結果、ほかの従業員との協力がうまくいかずに業務に支障が出ることがあります。
たとえば部署間やチーム間で連携する場面で、必要な情報共有がおこなわれず効率が下がるのはよくあるケースです。競合・対立関係になる場合もあり、互いに協力する意識が薄くなりやすいといえます。
また、他部署の業務に関わりたくない人や、よく知らない相手と仕事をするのに不安を感じる人もいるかもしれません。このような要因から連携がとれずにいると、互いの支援を受けられず必要な情報やノウハウが得られない、業務内容が重複してしまうなどさまざまな問題が発生します。
会議やミーティングの効率が悪く時間を浪費する
コミュニケーションが不足している状態では、会議やミーティングをおこなっても進行の効率が悪くなる可能性があります。たとえば会議そのものが目的となっており、何の議題を話し合うのか、誰がどのような役割を担当するのかといった項目が細かく決まっていない状態では、時間ばかりが浪費されてしまいます。
また、コミュニケーションが十分な状態であれば、そもそも会議をしなくても簡単な意見交換で問題が解決したかもしれません。しかし、コミュニケーションが不足していると意見交換の機会も失われてしまい、自由な発言が可能な雰囲気づくりも難しくなります。
このようにコミュニケーション不足では企業の生産性が著しく下がるため、早急な改善が必要です。
コミュニケーションツールを使いこなせていない
自社で新しくコミュニケーションツールを導入した結果、かえって社内コミュニケーションに支障をきたしているケースもあります。
原因は主に、操作性が悪い、必要な機能がない、うまく使いこなせない人材がいることです。
たとえばSNSツールやチャットツールによく実装されている絵文字やスタンプ、顔文字は、端的に相手に考えを伝えるのに役立ちます。一方で、慣れていない人にとっては意味がわからなかったり、本来の意味とは異なる意味で受け取ってしまったりするため、行き違いが生じる原因になります。
上司と部下の関係がぎこちなく自由な発言をしにくい
垂直間の信頼関係が構築されておらず、お互いに相手への遠慮や不安から意見を口にしにくくなってしまっているケースもコミュニケーションの課題として挙げられます。
公私を問わず会話が少なければ、お互いの性格や仕事に対する考えを理解する機会が失われてしまいます。信頼関係を構築できずにいた結果、部下は業務内容や個人にまつわる悩みを上司に相談できず、孤立してしまう人もいるでしょう。最悪は離職につながってしまう懸念もあります。
また、垂直間でのやりとりが少ないと、業務の進捗状況を把握できず、上司が部下をサポートしにくくなる問題も出てきます。組織力や生産性の低下につながるため、垂直間での交流機会を積極的に設けて改善していく必要があります。
業務時間外の連絡が増加してしまう
コミュニケーション不足だけでなく、情報量の増加や情報過多もコミュニケーションの課題になりえます。
特にチャットツールやSNSといった、コミュニケーションツールを活用していると、メールやメッセージ、大量の画像や動画のファイルをはじめとする膨大な情報を手軽に発信できてしまいます。その結果、受け手は多数の情報から自身に必要な情報を取捨選択し、確認するのに手間取ってしまうでしょう。
また、気軽に発信できるがゆえに、業務時間外の連絡が増えてしまっている企業もあります。発信する側、受信する側双方の負担が懸念されるため、業務時間外のやりとりについては早急な調査や課題解決が必要です。
革新的なアイデアが生まれない
コミュニケーション不足により、従業員の意見を多く集められないと、顧客目線に立ったアイデアを生み出しにくくなります。客観的に判断できず、一部の人材の発案のみでサービスや商品が生まれてしまいます。
これまでにないような革新的なアイデアは、気軽な雑談やなにげない発言から生まれることも多いです。革新的なアイデアを生み出す土壌として、自由な発言ができる風通しの良い社内の雰囲気を作り上げる必要があります。
社内コミュニケーション課題を抱え続けるリスク
社内コミュニケーションの改善に当たっては、原因の分析や適切な対処が難しく、課題を抱えたまま長引くケースも多くあります。しかし、課題を抱えたままでは次のようなリスクが生まれるため、早急な改善が必要です。
企業としての創造力や生産性の低下
コミュニケーション不足により、斬新なアイデアを周囲に伝える機会が失われてしまうと、企業は新規事業やイノベーションを生み出しにくくなります。また、業務の能率が下がって生産性が低下し、ひいては競合他社との競争力の低下につながります。
なかには、コミュニケーション不足が原因で従業員が離職してしまい、スキルやノウハウが失われてしまうケースもあるでしょう。
企業の力を維持するためにも、アイデアにつながる従業員のなにげない発言から、離職の兆候となり得る小さな声まで拾える環境の構築に努めることが大切です。
社員のモチベーション低下
コミュニケーション不足により社員が不満を溜め込んだり、孤独を感じたりしてモチベーションが低下する恐れがあります。放置してしまうと、最悪は離職につながるケースもあるため、早急な改善が必要です。
実際に、厚生労働省から公表されている「若者の離職理由」では、離職を決意する決め手となった理由とその割合があげられています。たとえば「職場の人間関係がつらい」は転職した者のうち15.6％、求職中の者のうち19.4％が持つ悩みであるのがわかります。また、上位には「仕事上のストレスが大きい｣が挙がっており、ストレスの解消が上手くできなかったことが離職の原因だといえるでしょう。
このように、ストレスや人間関係の不満はモチベーションの低下を生み、やがて離職につながります。もしも社内コミュニケーションを積極的に取れていれば、防げる可能性が高くなるでしょう。
企業側にとっても従業員の離職率が高いと、優秀な人材が社内で育たず人材不足に陥る可能性があります。労働人口が減少するなか、今いる人材を大切に育てていく姿勢が大切といえます。
ミスや誤解が増える
社内で信頼関係が構築できないと、情報伝達する上で誤解やミスが増えてしまう可能性があります。誤解やミスがあっても質問の機会やフォロー体制が整っておらず、そのまま業務を進行してトラブルになる可能性も否めません。
また、内容によっては業務に支障を来すだけでなく、個人間の人間関係も悪化する懸念があり、最悪は離職につながります。
組織全体でビジョンや課題を共有できない
社内の情報伝達がうまくいかないと、組織全体のビジョンや課題が全体に浸透せず、足並みが揃いません。また、社内の意識の統一がなされないままでは、コンプライアンス遵守への考え方が甘くなり、違反者が現れるリスクもあります。
経営層のビジョンや方針が理解できないままだと、従業員が経営層に不信を抱き、モチベーションが低下してしまう事態も考えられます。また、実際の業務に当たる際も、理念や方針を理解しないままではパフォーマンスを発揮できません。
組織全体での情報共有や、経営層と従業員間のコミュニケーションの機会を厚くし、従業員のエンゲージメント向上を図るのが大切です。
セキュリティリスクが懸念される
社内コミュニケーションが希薄でコミュニケーションツールの利用に関するルールが浸透していないと、情報漏えいやウイルス感染といった多数のセキュリティリスクが生まれてしまいます。
近年はテレワークの普及もあって、コミュニケーションツールでの交流や、個人で用意したツールの利用も増えてきました。しかし、それらのツールが必ずしもセキュリティに優れているとは限りません。たとえば誤送信や不正アクセス、ウイルス感染により情報漏えいが発生するケースも考えられます。
このようなセキュリティリスクを防ぐためにも、ツールの利用ルールの周知は欠かせません。
なお、逆にオンライン上でのやりとりが盛んな企業であっても、データ送受信の頻度が増えることから、かえってリスクが高まる可能性もあるのは覚えておきたい点です。
社内コミュニケーションの課題を見つける手段
社内コミュニケーションに何らかの課題を抱えたまま長期間経過すると、社員の離職や生産性の低下を筆頭に、企業へ大きな影響を及ぼします。影響を最小限に抑えるためには、定期的に課題がないか確認し、随時改善していく姿勢が大切です。課題を浮き彫りにするために有効な手段をいくつか紹介します。
従業員アンケートやサーベイの実施
課題を可視化するには、従業員アンケートやサーベイツールを用いて定点的に社員や労働環境をチェックするのが有効です。
特に社内コミュニケーションの課題は、解決してもまた新たに出てくることもあります。定点的に追跡していけば、社員の満足度や業務内容などの変化を逐一把握でき、早期発見や早期の対処が可能です。
意見箱やホットラインの設置
アンケートやサーベイは気軽に実施できる反面、経営層や上司が設問を考案するため、自由な意見を集めにくいことがあります。より幅広く自由な意見を募りたいときは、意見箱やホットラインを設置して匿名で意見を募るのもおすすめの方法です。
出典：厚生労働省「令和元年労使コミュニケーション調査 結果の概況 4 個人の処遇等に関する事項」
実際、厚生労働省による「令和元年労使コミュニケーション調査 結果の概況」を見ると、自身の処遇等に対して不平・不満がある割合は33.7%にのぼりましたが、実際に企業側へ不平・不満を伝えたのはわずか11.7%にとどまっています。
従業員の離職を防ぐためにも、従業員側が手軽に企業側へ意見を伝えられる環境を作るのは重要だといえます。
また、従業員の考えを広く集めれば、課題を浮き彫りするのはもちろん、斬新なアイデアにより企業力を向上できる確率も高まります。社内の風通しを良くし、自由な意見交換を推進する意味でも役立つはずです。
退職者の退職理由調査
退職者に対しては退職理由を調査し分析することで、従業員の定着のために自社に足りない要素を明確にできます。また、辞職の理由が明らかになれば、退職届の提出に踏み切る前にフォローも可能です。
社内に不足している要素を分析して、効果的に社内改善をしていけば、従業員の定着につながります。
社内コミュニケーションの課題を解決する方法
社内の課題を洗い出し終えたら、課題解決に向けて動き出しましょう。コミュニケーションを円滑にする解決策の例をいくつか紹介します。
コミュニケーションの場を増やす
垂直・水平間でのコミュニケーションの場を意図的に設け、コミュニケーションを活性化させましょう。具体的な施策には、1on1ミーティングやメンター制度、飲み会や社内イベント、社員研修やワークショップ、SNSや社内報などがあります。
従業員同士の接触機会が増えれば、コミュニケーションは自然と活性化し、人間関係も円滑になります。業務についてだけを話し合うのではなく、個人に対する理解を深められる場を積極的に設けましょう。
また、同部署だけでなく、他部署や経営層などとも交流できる機会を増やすと、新しいアイデアやノウハウをお互いに得やすくなります。
交流しやすいオフィスレイアウトに変更する
オフィスレイアウトに工夫を凝らし、自然に交流が生まれる導線を作りましょう。たとえば
固定の席を作らず自由に選べるフリーアドレス制の導入や、人が自然に集まるマグネットスペース、フリースペースを作る方法があります。
特に、部署や役職にとらわれず、社内のあらゆる人間が交流できる場を作り上げるのが大切です。また、ランチタイムのような休憩だけでなく、業務時間中でも交流しやすい環境を作ると、自然なコミュニケーションの活性化を促せます。
心理的安全性の高い環境を整える
誰もが自由に意見交換でき、仮に失敗しても報告しやすい環境を用意しましょう。このような風通しの良い環境は不安を感じにくいため、従業員にとって「心理的安全性が高い」環境になります。
たとえば1on1ミーティングやチーム内でのフィードバック、ディスカッションなどを積極的に実施するのがおすすめです。
また、気軽にコミュニケーションを取りやすい雰囲気作りをするためには、率先して雰囲気作りに取り組むリーダーの育成・配置も欠かせません。
適切な社内ツールの導入
コミュニケーションツールの見直しも進めましょう。コミュニケーションツールや課題を把握するためのサーベイツールなどは種類が多いため、機能や用途が自社に合っていない可能性もあります。
自社のコミュニケーション課題からコミュニケーションに必要な要素を調べましょう。もし必要な要素を満たしていない場合は、新たなツールの導入や変更を検討することをおすすめします。
社内コミュニケーションの課題はGeppoで可視化できる
社内コミュニケーションの課題をいち早く洗い出すには、Geppo（ゲッポウ）の利用がおすすめです。Geppoはサーベイツールの1つで、中小企業～大企業まで多数の導入実績を持ちます。
主な機能は個人単位でのパルスサーベイと組織診断です。特に個人に対するサーベイの設問には、健康・人間関係・仕事満足度に加え、「フリーコメント」や「自由設問」が用意されています。
職場環境への不満や提案などがある場合、会社へ直接伝える手段があることで、社員のモチベーションを維持しやすくなります。また、企業側にとっても現場の状況をすぐに把握できるため、課題の早期発見・早期解決が可能です。
Geppoを導入している企業の継続率は98%におよび、多くの企業の課題解決をサポートしています。社内コミュニケーションにおける課題の可視化や人事労務の業務負担軽減を考えているのであれば、ぜひご検討ください。
まとめ
社内コミュニケーションの課題は、さまざまな要因でもたらされます。なかには、業務の効率化を狙った施策がかえってコミュニケーションを阻害するケースもあるため注意が必要です。
社内コミュニケーションに課題が残ったままでは、生産性の低下や離職につながり企業力を落としてしまうため、放置せず積極的な改善をおこないましょう。
いち早く課題を可視化し改善していくには、社員のストレス度把握や組織診断ができるサーベイツールが役立ちます。Geppoでは「個人の課題」と「組織の課題」が見える化できき、多くの問題解決に貢献します。サーベイツールを活用しながら、社内コミュニケーションの課題を洗い出し、改善していきましょう。
【監修者プロフィール】
木下 洋平
合同会社ミライオン
株式会社リクルートや教育研修会社での勤務後、現在は独立した専門家として活動。
キャリアコンサルタント資格を取得し、400人以上の個人のキャリア開発をサポート。
また、企業向けの人材育成・組織開発コンサルティングも手掛けており、個人と組織の両面での支援を行っている。
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