内製→Geppoに。個人・組織両サーベイに全従業員が当事者意識を持ち回答する事例

元々は内製でサーベイを実施していたが、集計に工数がかかりタイムリーなフォローが難しいという課題が発生したため、2021年11月よりGeppoの運用を開始したnote株式会社様。
個人・組織の両サーベイを行い、どのような運用を行っているのか、ご担当者様にお話を伺いました。

１．Geppo導入の経緯
２．Geppoの運用体制
３．象徴的な事例
４．今後の展望

１．Geppo導入の経緯

ーーーGeppoを導入いただいた背景を教えてください。

note様：背景としましては、リモートワークで勤務するのが主流となり、その中で、会社の規模が急拡大し一人ひとりのコンディションが見えにくくなりました。組織のコンディションを正しく把握し会社の施策や制度への反映に役立てたり、カイゼンを行うべく、個人と組織両方の状態を可視化したいと考えました。

「すばやく試す」というnoteのバリューに則り、まずは社内ITの部署に依頼し、ツールを内製してもらい全社で実施しました。

内製ツールは、Slackで運用を行っており、ワークフローを立ち上げて回答してもらっていましたが、運用する中で、課題も出てきました。
大きなポイントとしては、「すべてスプレッドシートで集計が必要」「未回答者へのリマインド」「集計と共有に時間がかかる」の3つでした。

「すべてスプレッドシートで集計が必要」は回答有無から回答結果までをピボットテーブルや関数を組んで管理していましたので手間と工数がかかっていました。
「未回答者へのリマインド」は未回答者全員にSlackでDMを送信するという工数がかかっていました。
スプレッドシートでは「集計と共有に時間がかかる」ため、リアルタイムで集計が出来ず、全体やチームだけでなく、勤続年数などの角度を変えた見方をしたい場合にも、時間がかかっていました。
また、リーダーに展開するときなどは見せ方を変えなくてはならない為、さらに作業工程が増え下準備も必要でした。
これらすべてで丸一日くらい工数がかかっていたので、業務負荷が大きくなっていました。
そのため、システム導入が必要という結論になり、Geppoを導入致しました。

導入の決め手としては、「タイムリーに集計してカイゼンのPDCAを回せる事」「設問数が少なく従業員の負荷が少ない事」「個人サーベイと組織サーベイどちらも実施できる事」になります。
内製ツールで運用サイクルがすでに出来上がっていたので、導入にあたって経営陣の理解は得られやすかったと思います。

ーーー組織サーベイに関してはいかがでしょうか。設問数20問で何が見えてくるのか気にされる企業様もおりますが、御社ではどのように考え導入・実施頂いたのでしょうか。

note様：組織サーベイに関しては、これですべてが分かるとは考えておらず、大掛かりになってしまうツールが多い中、20問という少ない設問数で組織状態のヒントや気づき、組織全体を考えるきっかけにする「補助的な情報」として見られるのが良いと思っています。
成績表として捉えないようにしてほしい、というのは伝えており、各項目の点数を上げようというよりは参考資料として活用し、他の情報も含めて話をしながら、「この項目は点数を上げたい」等の話をしております。

２．Geppoの運用体制

ーーーGeppoの運用体制を教えてください。

note様：回答は、全社員180名程（2022年11月現在）を対象としております。
個人サーベイは毎月月初、組織サーベイは半年に1度実施し、2022年2月と8月に行いました。

権限の設定については、弊社の組織構造はグループ、ユニット、チームと3階層となっているため、全体管理者は経営陣全員と人事の一部メンバー、特別限定管理者は直下のチームリーダーを兼務していないマネージャーとしています。

①グループ＝グループ長
②ユニット＝マネージャー
③チーム＝リーダー

権限設定は回答者の心理的安全性を考え、直属の上長であるリーダーに回答を見られないように設定しています。

ーーー運用のサイクルはどのようにしてるのでしょうか？

note様：個人サーベイは、配信日から3営業日目くらいを締め切りと定義しています。
未回答者にはGeppoから自動でリマインドメールが送られますし、人事やマネージャーで要ウォッチの従業員や前月にアラートが出ていた従業員の回答もチェックしています。

その上で、締め切りの時にまとめてアラート者の状況確認を人事からマネージャーに行い、
状況不明の場合は必要に応じてリーダーに適宜確認・共有をしていただいています。

週1回、経営陣と人事でミーティングを行っており、途中経過として個人や組織ごとの結果報告を行っています。
リーダー陣にはGeppoの組織別レポートの所属組織部分を展開しています。

こういった点は内製の時と比べてかなり工数削減にも繋がっています。

ーーー回答締め切りを3営業日にするにあたって注意して伝えている点はありますか？

note様：弊社の社風として、率直に意見をいう文化と、意見を一旦受け入れる文化があるので、毎週の全社会の中で伝えるようにしたり、Slackで全体に回答を促して毎月の習慣として答えるものとなっています。
人事側へのコメントも結構上がってきているので、意見を言いにくいといったことはないですし、未回答者へのリマインド後に回答してくれた方も率直に回答をくれているので、リマインドしたから焦って率直な回答をしていないということはないと思っています。

そこは、会社のバリューの浸透もうまく影響していると考えております。

ーーー追加質問（４問目の質問）に関して、設定目的と回答後の活用を教えてください。

note様：人事制度のことや個人目標のこと、期初の方針説明への理解度を設定したり、eNPSを3か月に1度、組織サーベイとは別に行っています。
聞きたいことが無ければ設定しない月もあります。

ーーー組織サーベイについてはいかがでしょうか？

note様：組織サーベイは記名式で実施していますが、バイネームの結果は見せていません。共有時にはサマリの状態で、経営陣・マネージャー・リーダーにチーム毎の結果を共有をしています。
また、全社のサマリは全社会にて共有を行っています。

今までは、組織全体やコンディションの話をマネージャーやリーダーと改めて話す機会がありませんでしたが、サーベイをきっかけにして結果に対して課題のディスカッションを行い、各マネージャーやリーダーに対応してもらっています。

全社共有をするときは、チームごとに傾向や課題が違うので、各マネージャーやリーダーと読み合わせを行いカイゼンに向けた取り組みを行うことと、「自分自身も課題解決の当事者なので、リーダーやメンバーと一緒にどうやったら解決していくか考えていきましょう！」とメッセージしており、当事者意識を持ってもらうことは大切だと思っています。

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３．象徴的な事例

ーーーご活用頂く中で象徴的な事例をお教えください。

note様：個人サーベイで、カイゼンに至ったケースがあります。
1問目の仕事満足度が低下している従業員がいて、1on1を行ったところ業務のミスマッチが発生していました。そこで本人の適正によりマッチする業務をアサインし、役割を変更をしたところスコアがカイゼンしました。

個人のコンディションがあまり良くないという情報を参考に、マネージャーやリーダーが悩んでいる部分に直接アプローチすることができるようになりました。

組織サーベイにおいては、コンディションの良いチームのリーダーに「どのようなチームビルディングしていますか？」と話を聞いて、その良い事例を、チームビルディングで悩んでいるリーダーに共有できたことはかなり役立っていると感じています。

組織として、定性情報と組み合わせてうまくいっている事、うまくいっていない事が答え合わせとして確認できるようになりました。

2回実施して会社理念への共感度が高かったのは非常に良かったと思っています。弊社は、ミッション・ビジョン・バリューをとても大切にしています。
入社時のオンボーディング研修ではミッションに掲げている「だれもが創作をはじめ、続けられるようにする。」を目指してメッセージングを強く行っているので、従業員が理解・共感しているのはうれしい部分でした。
他には働き方の柔軟性に関して、弊社は子育て世帯も多い会社ですので、そういった方も安心して働ける環境制度が整っていることが、回答結果が良かったことで実感出来ました。

ーーー両サーベイを通じてどのようなコメントがありましたか？

note様：最初に申し上げた通り、従業員が率直に声を上げる文化があるので、経営や人事への提言コメントも結構あります。

全てのコメントへの対応は組織上難しい部分もありますが、可能な部分に対して対応・カイゼンを行うことで感謝のコメントも入ることもあります。
弊社では、2022年9月に新しい制度を導入したのですが、その後実施したサーベイでは、「すごいうれしいです！」「アップデートしてくれているという実感が湧きました！」といったコメントをたくさん頂きました。

ーーー両サーベイを実施するメリットを教えてください。

note様：対個人、対組織とスコープが違うので、異なるアプローチをできるのがポイントだと思います。
個人サーベイは対個人のコンディションを聞いているので、小範囲で短期的なアプローチには効きますが、課題の原因が組織の中にあったり、上長に対してや人事の制度面に対してだとキャッチアップできない部分があると思っています。
そこで、組織サーベイを併用し組織としての課題を明確化することで、個人サーベイの回答では気づけなかった課題に気づくことができます。

組織サーベイのみ実施していた場合だと、半年に1回に行うケースが多いので、対応が手遅れになってしまうことがあると思っています。
個人サーベイも行っているとすぐにアラートに気づくことができますし、併用する事が大切だと思っています。

また、もし一部組織だけで実施した場合、その組織と連動している組織や関係するプロジェクトを併せて見ることができないので、個人の問題なのかプロジェクトの問題なのかが分かりにくくなってしまうので、やはり全従業員に対して行うことで、様々な見方ができることはメリットだと感じています。

４．今後の展望

ーーー今後の展望を教えてください。

note様：引き続き、会社のミッション達成のための一つの手段として、Geppoを活用していきたいと思っています。
両サーベイを通じて個人・組織のコンディションを把握し、カイゼンを進めていきます。

弊社のミッション「だれもが創作をはじめ、続けられるようにする」を実現し、クリエイターの創作の発信体験や、読者が創作に触れる体験をより良くしていくために、常日頃、サービスのカイゼンを行っています。
そのため、現在は特にエンジニアの採用を強化しております。
プロダクトをより良くし、クリエイターのサクセスを最大化させるように力を入れていきますので、是非いろいろな方に応募いただきたいです。

ーーー貴社にマッチする人材とはどういった方でしょうか？

note様：何事にも当事者意識を持ち、課題を解決しながら弊社のプロダクトを作っていける方、カイゼンの意識を持っている方だと考えています。
組織づくりは全員野球なので、組織もプロダクトも皆で作っていくものとメッセージングしており、自ら課題を見つけて施策を考えたり、「０→１」で新しいものを立ち上げていくというところに面白味を感じていただける方はマッチすると思います。

弊社に対して、割と完成された会社だと思っていただくことが多いのですが、まだまだ社内は整っていません。そういった意味でもチャレンジできる環境があり、整っていない部分を整えていくことができる。それを通じて自身だけでなく会社や組織も成長させられる環境に面白味を感じてくれる方と一緒に働いていきたいです。

技術スキルアップのための補助制度も導入しているので、従業員のスキルアップを支援する環境づくりにも力を入れています。

ーーー本日は大変貴重なお話ありがとうございました。