通常版のGeppoは以前より複数の部署でご活用頂いており、（https://www.geppo.jp/blog/nttdata）成果を感じていただいている同社が、2021年10月より内定者向けに設問を変更して開始、どのように活用頂いているか、株式会社NTTデータ人事本部の黒井 貴行様、前田 繁章様、大矢 未理様にお話を伺いました。
１．内定者向けに実施した経緯
２．全社展開に向けての運用
３．面談方法
４．全社展開後の課題感と今後の展望
黒井 貴行様
１．内定者向けに実施した経緯
ーーー内定者向けに実施頂いた背景やきっかけを教えてください。
NTTデータ様：現在、経験者採用側で先行して使用させていただいている同じ採用担当内の経験者グループから、紹介を受けたというのが最初のきっかけです。
内定者の不安を解消するためにフォローを行っていますが、どうしても工数がかかるところもあって何とか（内定者の不安を）早期に検知して、効果の高い手を打ちたいと考えて導入しました。
ーーーこれまではどのような施策を行っていたのでしょうか？
NTTデータ様：定期的に電話で連絡をするといった人海戦術を行っていました。
それぞれ担当者を割り振って順番に電話をかけていくという方法です。ただ辞退リスクが低く、頻繁にフォローをする必要がない人に対しても、比較的等しく対応していたと思っています。
辞退リスクをAIで分析して、多少色付けしていたところはありますが、あくまで統計的に辞退しそうな方の当たりを付けていただけであって、実際にその人がそういう意思を表明していたわけではないので、外れているところもあったと感じています。
しかし、Geppoの場合は実際本人から声を上げていただいているので、割とピンポイントで急いで対応ができるので、導入して良かったと思っています。
ーーーこれまでどのくらいの方が辞退をされていたのでしょうか？
NTTデータ様：ざっくりですが、全体で20％～30％くらいです。
ーーーリクルートの就職みらい研究所が公開している就職プロセス調査では、4月1日時点の内定率と辞退率は、22年卒だと内定率が28.1%、4月の内定辞退率が21.7%とでています。23年卒だと、内定辞退率が28.9%となっていて、内定率も10%程上がっているのですが、内定辞退率も10%近く上がっています。
御社も全体の20％～30％ぐらいということですが、例年と比べて増えているというところはあるのでしょうか？
NTTデータ様：直近はあまり変わってはおらず、例年そのくらいの辞退者がおります。今内定の保有率自体が上がっているので、これから辞退率が増える可能性があり危機感を持っています。
ーーー毎年何月に辞退者が多いといった時期はあるのでしょうか？
NTTデータ様：あります。多くの企業の内々定出しが出そろってくる6月下旬くらいまでと、実際に正式な内定になる9月末です。
その前に正式に内定の受諾をしてもらえるのかというところをヒアリングするので、そこで必然的に多くなります。
前田 繁章様
２．Geppoの具体的な運用
ーーーありがとうございます。ではGeppoの運用体制や運用方法をお聞かせください。
NTTデータ様：配信の対象は内定者全員で540人くらいです。対象者は内定・内々定が出たタイミングで順次追加しています。
管理者権限者は5人いますが主に確認をしているのは私（前田様）です。
毎月15日に配信がありますので15日から25日くらいまでは、ほぼ毎日見ています。
25日くらいでGeppoからの未回答者へのリマインドが終わり、落ち着くと次の15日くらいまではあまり見ないという感じになります。
ーーー回答後の対応はどのように行っているのでしょうか？
NTTデータ様：主に3問の中で単月でスコアの悪い人、前の月から下がってきている人と未回答者をケアしています。
方法としては、電話で連絡をするか採用管理システムの支援ツールを使いメールやメッセージを送るなどのアクションをしています。
連絡は私一人で行っているわけではなくて、8人くらいで担当を決めて対応を行っています。
ーーーアクションを行うアラート対象者はどのくらいいるのでしょうか？
NTTデータ様：単月で悪い方は毎月2人くらい、前月から低下する方も毎月2人くらいです。その方たちには確実に電話をしています。
そして、3か月くらい未回答の方は30人か40人くらいです。その方たちに一斉にメールをしたら次の月には一部回答が来ました。それでも回答してくれない人へは個別でメールを行っています。
大矢 未理様
ーーーアラート対象者に連絡をすることで、悪いと回答している人は次月には良くなっているとか、話ができてよかったとコメントが入るといった事例はあるのでしょうか？
NTTデータ様：連絡後の回答も変わらず悪い回答だった方は恐らくいませんでした。そういう意味では連絡が出来て良かったと思っています。
連絡をして問題無かった方もいましたが、そういうのも分かったという意味ではやって良かったと思っています。
「深く考えてはいませんでしたが、先月と比べて同期と会う機会が少なかったのでマイナスにしてみました。」とか、無邪気な方たちも結構いて、コミュニケーションを多くとりたいと考えている方もいるのが見えました。
ーーー内定者同士のコミュニケーションは頻繁に行ってらっしゃいますか？
NTTデータ様：正直人によるところがあります。
我々も、Geppo以外にも内定者同士で繋がれるような仕掛けとか、イベントとかも企画・運営しています。内定者が主体となって企画をしている「内定者プロジェクト」というものがあり、そういったところに参加されている方は連携したり、同期と話をしたりとコミュニケーションが取れていると思います。
しかし、時間の関係などで参加出来ていない人はどうしてもコミュニケーションが少なくなってしまっています。
あまり参加できていない方へ向けてイベントの企画や、メッセージでの連絡は行うようにしていますが、今まで参加していなかった人たちが、そのメッセージだけで参加するようになるのか、という点は正直とても難しい問題です。
ーーー機会を作り参加するしないというのは個人個人の判断というところがあるという事ですね。逆に参加する人ほど辞退しにくいとか、参加しない人ほど辞退していく等、傾向などお分かりになっているところはありますか？
NTTデータ様：Geppoを導入したタイミングが10月からで、辞退者が多く発生する時期と重なっていないので、まだ具体的に測れていません。
基本的に内定した方はほぼ入社いただいていますが、辞退者の統計が取れてくるとまた使い方も変わってくるのかもしれないですね。
３．Geppoの効果
ーーーGeppoを内定者向けに実施頂いた効果は、現状どのようなことがありますか？
NTTデータ様：弊社採用担当と学生の関係構築の一環としても上手く活用できたのかなと思います。
いままで行っていたフォローと比べて、早期の検知や適切なタイミングでのフォローをすることができたというところは凄く大きな効果があります。
あとは、Geppoの曇りや雨マークの方向けのアクションや未回答者へのアクションは勿論ですが、例えば「Geppoでは晴れマークはついているけど、弊社内部のアンケートの回答が無い人」や、「未提出物が多いけど、気持ちは大丈夫そうな人」とか、何か理由があるのかな？と、組み合わせて活用することができています。
ーーーGeppoは晴れだが未提出物がある人に対してアクションをした時にどういう事が発見できたのでしょうか？
NTTデータ様：あくまで一例ですが、アンケートはずっと晴れマークで回答してくれている方が、入社手続きに関する提出物などが全然出ておらず、「どうしたの？何か悩んでいることがある？」と確認した時にその方の悩みと、未提出物が多かった原因が分かったということがありました。
Geppoだけを見ていたら気づけないことも、内部のものと掛け合わせて気づけた方もいました。逆に言うと、社内アンケートやイベントにはいっぱい出てくれているけど、実はGeppoでは曇りマークということもあったので、幅広く検知、フォローができたのは凄く良かったかなと思います。
ーーー掛け合わせて連絡した結果、内定者の状態や現状の悩みを把握できたということは素晴らしい結果です。
管理者側では、状況の把握とアクションに繋げられ、内定者側は、一人で抱え続けていた悩み事が解消され、心配を取り除けたことで「気にかけてくれている」ことを感じ会社への信頼感に繋がっているのかと思います。
NTTデータ様：おっしゃる通り、会社の信頼感というところは非常にあると思っていて、先ほど少し触れていましたが、実はあまり強い意思を持って雨と曇りをつけていない方もいます。しかし、すぐに連絡をすることによって、「あぁ、ちゃんと気にかけてくれているんだ」という、前向きな引き付けになります。
少しずつ気持ちが離れて行っているところを引き止めるというより「気にかけてくれている」という前向きな引き付けに繫がったのかなという実感が凄くあります。
ーーー気持ちが離れてしまっていると、そこから引き留めようとしてもどうしようもなくなってしまうというのが辞退の理由としてもあると思っていて、無理矢理引き止めるのではなくて、気持ちが繋がってきているという状態ができるというのは、凄い良い活用だと思っています。ちなみにアクションをする中で、記憶に残る事例はありますか？
NTTデータ様：内定者が採用担当の社員と直接話をできたという所で、具体的に深い悩みがあったかは別として「機会を設けて貰ったことで不安が和らいだ」とか、「ご丁寧に連絡を頂きましてありがとうございました」と言って頂いたことで、気にかけてもらっている感というのは一番にあります。
弊社は500人以上採用するので、「大勢のうちの一人じゃないんだよ」というのが伝わって、「個別に対応してくれた」という感情が安心してくれている要素としてあるのが、やり取りしている中では印象に残っています。
他には、ちょっと気になっていても、内定者の方が自分から連絡を取るにはハードルが高いなと気後れしちゃうという方も中にはきっといると思います。
Geppoの回答で曇りや雨を見て連絡をした時に、「折角お話ができたので、ついでに気になっていることがあるんですけど。」という、放っておいたら引き出せなかった疑問や、心配事の解消等の一助になったというのも良かったと感じています。人事側としても、「こういうことが気になっていたのか」と認識ができました。
ーーー多数採用される大手ならではの悩みとして、大勢の内の一人にしてしまうと「ほったらかしにされている」と感じて気持ちが離れていってしまうというのがあると思いますが、貴社は「大勢の内の一人ではないと認識してもらえる」ための対応をうまく行っていただいていると感じました。
ーーー続いて内定者向けにGeppoを実施するメリットを教えてください。
NTTデータ様：通常、会社から内定者向けに行う連絡は事務的なものが多く、タイミングが限られてしまいます。必要な連絡が済んだら音沙汰がなくなり、3月になったら入社手続きのために連絡が増えますが、Geppoを実施すると定期的に状態の可視化ができ、優先順位をつけてアクションに繋げられるというのがメリットだと思っています。
弊社は10月から導入していますが、本来そのメリットは4月～8月くらいのほうがあるかと思っているので、どのくらい効果があるのかを見ていきたいです。
ーーーちなみに御社では辞退率を何パーセント減らすという目標は立てていたのでしょうか？
NTTデータ様：具体的な数値目標は立てていませんが、今までの統計より下がれば我々の採用効率も上がるので、多少でも改善すればいいかなという程度に考えています。
ーーー様々なお客様にご提案をさせて頂く中で、「月に1回は多すぎでは？」というご意見を頂きますが、御社としては配信頻度やこういうツールを毎月行うことに対して、運用が大変などの感覚はありますでしょうか？
NTTデータ様：15日に配信され、半月くらいで未回答者や、天気が良くない人のフォローをし、また半月寝かして次となるので、頻度はちょうど良いと感じています。
理由としては、例えば四半期とか開けると、結局用があるときにしか連絡しないと同等になってしまい、二週間だと対応中に次の回答が始まってしまい早すぎるためです。
ーーー御社ではGeppo以外のフォローがすごく充実されていると感じていますが、その中でさらに会社都合のタイミングではなく、毎月のGeppoで従業員の声を聞くというお考えだったと思います。それは御社の社風というか実際にご決裁される方もやってみなよという様な感じだったんでしょうか？
NTTデータ様：そうですね、たまたまなんですけど、現担当の責任者が元々経験者グループ側を見ていた者で、その紹介だったのでもはや「もうやるでしょ？」みたいな感じでした(笑)特に苦労もなく導入しました。
ーーー回答結果を拝見しますと、3問目が若干時系列で下がっており、またコメントにも配属についての不安が結構多かったかと思っています。
恐らくどの会社さんも配属には悩まれているのかと思うのですが、御社で行っている配属の不安に対するサポートや内定者へのフォローで工夫されていること、Geppoの回答から対応を行ったことがあれば教えてください。
NTTデータ様：Geppoがというわけではありませんが、数年前から配属面談を行っています。
エントリーシートや属性情報から機械的に配属を決めてしまうのではなく、本人の意向を聞き幅だしをしつつ、必ずしも希望には添えるわけではありませんが、それぞれの活躍を見据えて配属を考えていることを皆さんにしっかりと説明しています。
あとは、活躍できる場のインプットをなるべく広く持ってもらえるように選考の時だけじゃなく、内定から入社に向けても職場の社員にインタビューをしてもらったり、各組織の業務情報の提供をするというのはずっと実施しています。
それによって、最初から思いがすごく強い方は別として、ある程度解きほぐしみたいなことはできているんじゃないかとは思っています。
ーーーなるほど、ありがとうございます。配属面談というのは具体的にどのくらいの時期に行われているんですか？
NTTデータ様：内定式直後の10月から11月にかけて、一か月半くらいかけてやっています。
ーーー必ず、おひとりおひとり面談みたいな感じなんでしょうか？
NTTデータ様：一部例外はおりますが、基本的には全員対応しています。
ーーーなるほど、ありがとうございます。かなりそこはちゃんとケアしていただいているなと思いました。確かに、なんでこういう配属になるのか、何を期待しているか、といった背景がなければすごく不安になってしまうと思うので、そこを一人ひとりにしっかりと説明頂けているというのがかなり安心材料になっているんじゃないかなと思うのですが、実際内定者からの面談に対するご意見は何か頂いていたりしますか？
NTTデータ様：配属面談は、その時に配属を決めているわけではなく、意向を確認しつつその意向以外にも活躍できる場があるよという情報提供の場として使っています。10月の配属面談で内定者の方からいただいているものとしては、全員が全員ではないですけども、自分がやりたいことや、やれることをもう少し広く考えてみるために社員訪問をもう一回行って少し解きほぐしができているのかなと、そこで自分から動いてくださる方も相応数いるという感触はあります。
配属面談はグループ形式をとっているので他の内定者がどのように考えているのかを聞けます。それによって、一人だけだと自分が興味を持ったことしか調べないですが、他の方の意見を聞いて視野を広げるチャンスになっているので、そういう所でも結構効果は出ているのかなと思っています。
4．今後の展望と学生さんに向けて伝えたいこと
ーーー最後に御社の今後の展望などをお教えください。
NTTデータ様：ありがたいことに事業は好調なので、おそらく採用目標もどんどん上がっていくのかなと思います。
すでに2年前に置いた五ヵ年の目標を翌年で超えていくという様な伸び方をしていて、非常に人材は求めております。
弊社では、自分で考えて動いていける方や周囲と協力できる方を広く求めています。
システム化して協力して、チームで成し遂げるような仕事ですので、エースが一人突き抜けていれば良いというよりは、エースも活躍してもらいつつ、チームワークも求められています。
どこの会社さんでも活躍できるところだとは思いますが、そういうベースの素養がありつつ、今まで培ってきたことがベースの価値観となるので、国籍や思想に囚われず、いろんなバックグラウンドのある方に来ていただきたいと思っています。
ーーー入社後の成長機会はどういった取り組みを行っているのでしょうか？
NTTデータ様：取り組みは非常に細かくあります。全社としては自分の目標を定め、自分で努力をすることも含めて、それぞれのある程度スペシャリストが育つようなルートをいくつか作っており、そこを目標にして育っていくというものがあります。
グループ会社にその研修会社があり、その会社で行っているメニューがもう3、4桁くらいあるので必要なものを取捨選択して受けられるようになっていますし、それぞれの階層に応じた研修も用意をしていて、そこでしっかり教育しているのでかなり手厚いです。
自分でやりたいことに手を挙げることもできるし、仕組みとして従業員の方に受けて頂くという両輪があります。
もちろん組織でも個別に研修を組んでいますので、成長機会に関しては充実していると考えています。
ーーー学生さんにお伝えしたいことはございますか？
NTTデータ様：弊社の印象として理系しか入れない会社と思っていらっしゃる方が意外に多い印象ですが、文系理系問わず活躍できます。
自分が何を成し遂げたいのかというビジョンを考えられるということがすごく大事になってくるので、一部の研究開発の所を除いては文理問わず広く求めていますし、バックグラウンドも関係なくいろいろなところから来ていただきたいと思っているので、何か少しでも引っかかったなら、NTTデータを見てほしいです。
とても選択肢の多い会社ですし、教育もしっかりしている会社ですので、活躍できる環境は整っていると我々は思っています。
―――コロナ禍でリモートワークの環境になって、採用の仕方についてもリモートメインに変わってきているかと思います。
そこでの試行錯誤や、上手くいったことを教えていただけたら、他の会社さんの参考にもなるかと思ったのですが、何かございますでしょうか？
NTTデータ様：我々だと、オンラインになったおかげで地方学生とかが、より選考に参加しやすくなりました。
これはどの会社さんも同じだと思うのですが、地方の学生にアプローチしていきたかった私たちとしては凄く良いことだったかなと思います。
オンラインだと画面越しに顔を見合わせてすらすらと話せるけど、それに慣れてしまった学生たちなのといざ対面で会ったときに、急にしゃべれなくなる方がいたのは難しいと思いました。ちゃんと素質を見極められるように、オンライン一辺倒ではなく、対面も組み合わせていくことも必要かと思います。
他には情報発信を以前より行っていて、弊社の各分野の社員それぞれ一人ずつに出てもらいその分野の紹介やキャリアの紹介をYouTubeLiveで実施しています。実際にチャットを使って学生からの質問に答えたりしたものをアーカイブに残せるので、選考が始まる前にアーカイブ動画を紹介し、なるべく露出の機会をオンライン上で増やすというのは今まで以上にやっています。
ーーーYouTubeLiveを行っている会社さんはそんなに多くないと思うので、素晴らしいなと思いました。
NTTデータ様：確かにそうですね、対面で会えない分、質をよくするとか頻度を多くするといった工夫が必要になってくるのかなと感じています。
ーーー本日は大変貴重なお話ありがとうございました。
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