渋谷レックス株式会社 代表取締役社長 渋谷 裕司様
2021年4月よりGeppoをご利用頂き、毎月のパルスサーベイと3か月ごと実施する組織サーベイをうまく組み合わせて、従業員から上がった声にすぐアクションをすることで、離職0を実現している、福島県のお菓子卸売企業、渋谷レックス株式会社代表取締役社長渋谷 裕司様にお話を伺いました。
ーーーGeppoを導入いただいたきっかけを教えてください。
渋谷様：弊社はお菓子の卸売りをメイン事業とし、約50名が在籍しております。
その中で、倉庫での短時間勤務のパートさんとのコミュニケーションがなかなかできていなかった事や、パートさんの上司が悪戦苦闘しているということは以前から感じていました。
以前、紙ベースで満足度アンケートを複数回実施した際に、思ったより意見が出てきたため、よりきちんと従業員の状態把握ができる手段があった方がいいと思いました。
また、以前は年1~2回全社員に対して面談を行っていましたが、面と向かって話せないことなどもあると思いますし、それをうまく解決できないかと考えたのがきっかけです。
さらに、ありがたいことに業績が上がっている中、倉庫の業務が忙しくなり採用を進めていましたが、退職者も出ており定着が不安定の状態だったので、そこも課題として感じており、Geppoを導入いたしました。
ーーー紙ベースの満足度調査は、Geppoの「パルスサーベイ」と「組織サーベイ」のどちらに近いですか？
渋谷様：パルスサーベイに近いです。Geppoと同じように設問数が3問くらいとフリーコメントを設けていました。結構コメントも書いてくれていたので、求められていたのを感じました。
そこからいろいろツールを調べていく中で、Geppoの回答のしやすさやシンプルさに魅力を感じました。個人メールアドレスで会社の案件に対応してもらうことが初めてだったので、回答へのハードルを下げたいという思いがありました。
ーーーさまざまなツールがある中で、Geppoにしていただいた要因の回答のしやすさやシンプルさ以外に、他にも何かありますでしょうか？
渋谷様：一番はパルスサーベイのわかりやすさです。
ほかのツールには全てオリジナルでできるなど様々な機能もありましたが、従業員がわかりやすいのが良いと考えた中でGeppoを選択しました。
メールアドレスを持っていなかったりPCの操作が苦手なパートさんもいるので、回答手段が複数あり、かつ操作が簡単なのもありがたかったです。
もちろんパートさんだけではなく、社員に対しても、会社をどう評価しているのかを把握できる組織サーベイもあるので満足しています。
ーーーGeppoでどういったことを可視化したいと考えたのでしょうか？
渋谷様：パルスサーベイについては、従業員が今、課題に感じていることがすぐに見られる事です。
これまでは、離職の雰囲気を表情や態度などで感じたときに接する機会を作っていましたが、どうしても後追いになってしまい、従業員は退職をすでに決めてしまっている状態なので、Geppoで先手を打てることが大きなポイントだと思いました。
退職をすでに決めてしまっている方を説得するよりも、その前段階として『ざっくり感じている課題』を一緒に解決していく方が定着に向かいやすいと感じています。
従業員がアラートを出してくれることで、ある程度課題に対して先回りし優先度付けができます。
これまでは、パートさんが直接私に話をする機会が設けられておらず、言いにくい雰囲気が出てしまっていました。
Geppoでその距離間を埋めて、話をしやすい環境の構築につながったと感じています。
新入社員にもGeppoを通じて、従業員を気にかけていると伝えられるため、安心感を与えることができていると感じています。
組織サーベイについては、特に注目しているのが勤続意向です。
というのも、部署の人数が少ないので、組織で起きていることがはっきり出てくることもありますが、優先順位は勤続意向の方が高く、ある意味パルスサーベイのような形で使っている部分もあります。
質問がダイレクトで、課題解決の具体化ができるのが良いです。
ーーー現状Geppoをどのように運用いただいてますか？
渋谷様：2021年4月から50名ほどで利用しており、全体管理者は私含めた取締役2名と、パートさんの答えのみ確認する限定管理者が1名です。
毎月1日に配信され、配信から10日～15日以内に回答いただくように伝えています。全員回答を目指しており、10日後に回答がない人達には管理部から回答を打診しています。
その結果、毎月ほぼ100％の回答率となっています。
回答内容の確認は、毎週の役員会の中で実施しており、アラートやコメント内容、回答に変化がない人など、誰に面談が必要かなどの意見交換を行っています。
◆Geppo導入以降の退職者が0人に！
ーーーGeppoを実施して効果があった事例を教えてください。
渋谷様：パルスサーベイ利用開始当初に、倉庫の環境について「空気の循環が必要」というコメントが出始めました。
ちょうど倉庫が暑くなるタイミングだったので、状況の把握ができ、すぐ大型の扇風機を導入しました。
その結果、回答内容をちゃんと見てくれていることを従業員が認識してくれたことで、回答への意味を実感してくれたと感じました。
その他にも業務やシフトに関する要望が出たので、すぐに対応した結果、従業員の顔色が変わったと実感してます。
小さな事であっても一人ひとりフォローを行い、出てきた課題にすぐ対応したことで、従業員の表情が良くなり、会社方針の発表など前向きに、きちんと理解しようと聞いてくれるようになりました。
ほかにも良くなったことがたくさんあり、コメントに対して『会社が判断できることは早くアクションする必要性』を感じました。
その結果、退職は以前年に2～3名ほどで、パートさんは事情もありますが、1年～2年での退職が多かったのですが、導入以降１件もありません。
新入社員の定着もしていますし、新入社員の状態の把握もGeppoを通じてできています。
ーーー離職が0人なのは非常に素晴らしいですね！
渋谷様：今までは人海戦術で対応していて限界がありましたが、そういった意味ではGeppoで全社員に回答いただくことで網羅でき、見逃すことがありません。
パートさんについては、働いている時間も短いので、経営との距離ができてしまっていました。
以前は年に数回の懇親会があり参加者とのコミュニケーションが取れていましたが、コロナ禍でできなくなったためGeppoでコミュニケーションの機会が作れたのは良かったです。
また、コロナ禍で役員の出張が減り会社内にいることが増えたため、会社内での提案などの役員会議がより進みました。
パートさんから私と直接話がしたいというコメントが入り、様々な意見や要望も頂いています。
頂いた意見全てを私からの指示で実施してしまうと組織長の意味がなくなってしまうので、組織長と一緒に取り組んでいくということで話を受け止め、会社として望むことも伝えています。
最初はやらされ感があったとは思いますが、対応をしていくことで意味を感じてくれているため、なくなったら従業員から不満が出ると思います。
ーーー対応の際に気を付けていることはありますか？
渋谷様：直接話を受けるときもそうですが、やはり組織体系があるのでそれを覆して動くことはしないようにしています。
話を聞きストレートに返すことはできますが、上司の立場の方がいるのでそこに気を付けています。
上司に気が付いて欲しい部分もありますし、上司が動くことで部下の信頼にもつながるので、上司からというのは意識しています。
上司にはGeppoの権限はないので、Geppoの回答からという雰囲気にもならないように気をつけています。
ノーリアクションが一番よくないので、まずは対応することを意識しています。
◆組織サーベイの勤続意向は従業員がヘルプを出す手段
ーーー組織サーベイについてはいかがでしょうか。
渋谷様：組織サーベイこそ、回り込んでアクションができます。特に勤続意向の設問は、ヘルプを出す手段だと思っています。
組織サーベイは3か月に1回実施していますが、勤続意向の設問が一番悪い回答が続いているため、定期的にアプローチしようという動きができていますし、退職を待つのではなく、ある意味打ち手を実施するためのリマインドになっています。
回答者の現状の回答を知ることで、フォローを常にする意識を持つことができます。
その結果退職していないですし、少しずつ雰囲気が変わってきているのでモチベーションが変わっている実感があります。
勤続意向に関しては、良い回答をしてくれると嬉しいです。「できるだけ長く自組織で働きたい」といった良い回答やコメントなどが見られると、管理者側もモチベーションが上がります。
部署単位の課題もあると思いますが、一人ひとりの状態について話ができると良いかなと思っています。
ーーー勤続意向は、他社様の結果と比較しても一番良い回答が特に多く、とても素晴らしいと感じました。
渋谷様：アクションを続けていることで以前より気になる人も減っているため、打ち手の効果は感じています。
ただ、勤続意向について「異動したい」から「わからない」に下がる人はちょっとした変化なので、普段の姿ではわかりにくいと思っているため、気にして話を聞くことで解決できている事例もあります。
これはGeppoでないとわからないと思っていて、特に入社3年目くらいの方に気が付くと、従業員にとっても安心感があるのではないでしょうか。
ーーー組織サーベイを3か月に1回実施頂いていますが、頻度についてはいかがでしょうか？
渋谷様：個人的には毎月実施したいのですが、従業員の負担になると思うので、3か月がちょうどいいと思います。
ーーー組織サーベイの結果を組織長へ共有してますか？
渋谷様：基本個人サーベイと同じですが、組織サーベイの方が課題が重いので共有して一緒に課題解決するようにしています。
もちろん個人の回答は、Geppoが見られない権限の前提を崩さないように気を付けています。
ーーーパルスサーベイと組織サーベイの結果を組み合わせて見ることはしていますか？
渋谷様：はい。パルスサーベイのアラート者や、独自アラートで見ている回答に変化が無い方は、組織サーベイもリンクして低めの回答をしていると分かりました。
組織サーベイの方が設問が細かいので、課題感がよくわかる為、具体的な解決策について動けています。
ーーー今までどんな課題が出て、どのように動きましたか？
渋谷様：組織サーベイの勤続意向にずっと「すでに退職を考えている」をつけた方に対して、本人の意思を知った上でプロジェクトを任せたいと思っています。そのため、事前にどのように対応をするか考え、会社としての向き合い方や、今がどんな気持ちでいるのかを把握し、「任せるからやってみよう」と伝えることで気持ちを切り替える”きっかけ”にできると考えています。
本人の気持ちがわからないと、意思関係なく仕事を割り振るようになってしまう為、それは回避したいと考えています。
ーーー勤続意向以外の説明因子ではいかがでしょうか？
渋谷様：倉庫と事務所では大きく分かれています。業務が忙しい中で前向きなのか、後ろ向きなのかが組織サーベイの結果から見えます。
従業員にどう前向きに考えてもらうか、そして誰が後ろ向きに考えているのかこれまで感覚知だったものが数値として現れています。
極端に低い場合、コミュニケーションが取れていない可能性があるので、コミュニケーションを取って、意見を聞いていきたいと思っています。
ほかの施策としては、事務職の制服をなくして服装を自由にし、雰囲気が以前と比べて明るくなったと感じています。
ーーー御社の今後の目標を教えてください。
渋谷様：弊社は福島県の菓子食品の卸売業で、スーパーやドラッグストアなどに定時定配を繰り返し行っております。
地方での限りのある需要の中で、業績を上げていく取り組みとして、EC事業や海外にも販路を広げており、ありがたいことに業績を上げることができております。
業務範囲を広げるのと合わせて採用も進めており、ルーチンワークと共に「自分が何かを生み出そう」と考えてくれる方が弊社に合う方だと考えております。
数年前から営業職や事務職を総合職とし、事務作業を行いながら海外のお客様へのメール対応を実施することや、新規プロジェクトにチャレンジできる環境もあります。
Geppoを実施したことで業務のデジタル化が容易になり、なかなかできなかったシステム導入の推進もでき、サービスは落とさず、業務を簡略化することで会社としても、従業員と一緒にチャレンジをしていきたいです。
現状はオーナー企業なので、役員が思いついた事を推し進めていますが、従業員も会社を好きになってもらって、業績を上げるために提案してくれるレベルに行くことを目指していきます。
会社を好きになってもらうために、Geppoを通じてアクションを行ったり、様々な情報共有を行い「自分が一番会社を知っている」という気持ちを皆さんが持つ会社でありたいです。
ーーー本日は貴重なお話ありがとうございました。
Let Us Know What You Thought about this Post.
Put your Comment Below.